En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo Compras y Cuentas por Pagar. Los tópicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual
Electrónico del sistema, el cual puede ser activado desde el menú ayuda o presionando la Tecla F1.
Proveedores
La opción proveedores le permite crear nuevos proveedores así como buscar, modificar y
eliminar los datos de los proveedores que ya están registrados. Los datos de cada proveedor
se muestran divididos en dos carpetas:
En la carpeta “Generales” están los datos de tipo general y los datos que permiten
clasificar a los proveedores (tipo, zona, segmento).
En la carpeta “Crédito y Saldo” se muestran los datos relacionados con el crédito y saldo
de cada proveedor.
En la carpeta “Otros” se muestran los datos que permiten manejar las retenciones del
ISLR y la relación casa matriz –> sucursales del proveedor.
En la carpeta “Generales” se manejan los siguientes datos:
Para una explicación del significado y uso de cada campo, consulte el manual electrónico.
En la carpeta “Crédito y Saldo” se manejan los siguientes datos:
Profit Plus mantiene siempre actualizada la información de saldos de los proveedores, así
como todas sus estadísticas.
Tome en cuenta que...
1. Antes de crear un proveedor deben estar creados los siguientes datos: tipo, zona, segmento y
cuenta de ingreso que se le van a asignar al nuevo proveedor.
2. No es posible registrar dos proveedores que posean el mismo NIT o RIF.
3. Es posible validar el RIF, nombre o razón social y la tasa de retención aplicable de un
proveedor nacional a través del botón , esta consulta se realiza directamente en la
página oficial del ente gubernamental.
4. En caso que el nombre o la tasa de un proveedor no correspondan con los registros del
Seniat, se desplegará una pantalla en la que es posible realizar el cambio de ambos valores, a través de opciones especificas para tal fin. Si se opta por cambiar los datos, éstos se
actualizarán en la ficha del proveedor, luego de guardar los cambios usando la opción de la
barra de herramientas.
5. Si existe una configuración de procesos para la tabla Proveedores, en la que no se pueda
modificar el campo nombre, al realizar la consulta de RIF, se mostrará deshabilitada la
opción “Nombre suministrado por el Seniat es distinto al registrado, ¿desea cambiarlo?”, en
caso de no existir coincidencia en este dato.
6. Para realizar la consulta de los datos el proveedor en el Seniat, es necesario tener conexión a la página Web del organismo, por lo tanto hay que realizar las configuraciones respectivas de permisologia de usuarios a Internet.
7. Si desea cambiar la dirección URL del Seniat, es necesario asignar la dirección electrónica de
la página Web del Seniat en el campo URL Seniat, ubicado en la carpeta “Generales” de la
opción Datos Adicionales de la Empresa, para validar el RIF del proveedor.
8. No es posible eliminar un proveedor que posea movimientos asociados, por ejemplo:
(facturas, cobros, devoluciones, etc.) en ese caso puede poner inactivo el proveedor.
9. Si desea evitar que un usuario registre facturas a nombre de proveedores , con los que la
empresa está sobregirada, debe asignarle un límite de crédito al proveedor y establecer dicho control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.
10. La zona permite clasificar geográficamente a los proveedores. Dicha clasificación es usada en los reportes de cuentas por pagar: estados de cuenta, análisis de vencimiento, saldos, etc.
11. Si desea manejar documentos (compras, órdenes de compra, notas de recepción) en múltiples monedas, debe activar el parámetro manejo de múltiples monedas.
12. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un proveedor por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automática un documento por el monto de la variación del saldo del proveedor.
13. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema , es sumando y
restando el saldo de sus documentos.
14. Cuando se está implantando el sistema, debe usarse la opción documentos para registrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crédito y débito que conforman el saldo de cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este caso dichos
documentos deben ser creados poniéndole como monto neto, el saldo del documento a la
fecha, pues de lo contrario sería necesario cargar también todos los pagos asociados a dichos documentos.
15. Si desea que el sistema calcule automáticamente en los pagos , la retención del impuestosobre la renta debe:
· Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto usando la opción
conceptos de ISLR.
· Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retención para cada tipo de
persona, usando la opción tabulador de ISLR.
· Asignar a cada línea de artículo o categoría de artículo el concepto bajo el cual se va a retener, usando las opciones línea de artículo o categoría de artículo.
· Asignar a cada proveedor su tipo y su tabulador de ISLR, usando esta opción.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calculará en los pagos el porcentaje y monto de la
retención a aplicar, al usar el botón editar retención.
16. Si desea consolidar los pagos de aquellos proveedores que manejan sucursales y una casa matriz, use la clasificación disponible en la carpeta “Otros”. Dicha clasificación le va a
permitir comprar a las sucursales y a la casa matriz, y pagar a nombre de la casa matriz los
documentos pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales correspondientes.
17. El reporte ”Estado de Cuenta de Casa Matriz y Sucursales” muestra:
· Si se solicita un estado de cuenta para la casa matriz: los pagos que se han aplicado en ella y en sus sucursales.
· Si se solicita un estado de cuenta para una sucursal: los pagos que se han
aplicado sobre ella y los que se han aplicado sobre la casa matriz correspondiente, contra esta sucursal.
18. Si desea ubicar un proveedor por su estado (Activo/Inactivo), presione el botón buscar (o Ctrl + B) y luego presione la tecla F2 para visualizar la pantalla de la búsqueda asistida. En ella , seleccione el filtro que se adecue a la información requerida, según la siguiente
descripción:
· Si selecciona el filtro activo: sólo mostrará los proveedores que se encuentren
en estado activo.
· Si selecciona el filtro inactivo: sólo mostrará los proveedores que se
encuentren en estado Inactivo.
· Si selecciona el filtro todo: se mostrarán todos los proveedores.
Facturas de compra
Para registrar las compras efectuadas a los proveedores debe hacer uso de la opción facturas
de compra. Dicha opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los
datos de las facturas efectuadas a los proveedores. Cuando se registra una compra, el sistema
actualiza en forma automática los stocks y costos de los artículos involucrados, así como el
saldo del proveedor.
Una factura de compra puede ser creada directamente, o a partir de:
Otra factura.
Una cotización.
Una orden de compra .
Una nota de recepción.
Una plantilla de compras.
A partir de una factura de compra, pueden ser generadas fácilmente las plantillas de compras
y las devoluciones de proveedores.
186 Profit Plus manual de usuario
Para incluir una factura es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Para una explicación del significado y uso de cada campo, consulte el manual electrónico del
sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir la factura de compra que está en pantalla , haga clic en el ic ono imprimir de
la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. El sistema permite configurar la manera có mo cada usuario va a usar esta opción. Se pueden
definir los datos a introducir para crear una factura de compra, y qué columnas se van a
manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración use la opción configurar
procesos en el módulo mantenimiento.
3. Cada vez que se crea una factura de compra con N unidades de un artículo, el sistema
incrementa automáticamente el stock actual del artículo en N unidades, y genera un
movimiento de inventario llamado Comp.
4. Cada vez que se registra una factura, el sistema actualiza automáticamente el saldo actual del proveedor involucrado, generando un documento de compras llamado Fact por el monto total de la factura.
5. Cada vez que se crea una factura de compra, el sistema actualiza automáticamente el último costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artículo involucrado en la misma. Pero si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, entonces el sistema además de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizará en otra moneda: el último costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artículo involucrado en la compra.
6. Si un proveedor posee días de crédito asignados, entonces dichos días prevalecen en el
momento de hacerle una factura, sobre los días que indica la condición de pago que se le
asocie a la factura. El sistema usa los días de crédito para establecer automáticamente el
vencimiento de la factura.
7. Si desea evitar que un usuario registre compras contra proveedores, con los que su empresa está sobregirada, debe asignarle un límite de crédito al proveedor y establecer dicho control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.
8. Si desea que una vez grabada la factura, se active la opción pagos y/o la factura sea impresa automáticamente al grabarla, configure dichas facilidades en la opción configurar procesos.
9. El sistema distingue automáticamente entre un proveedor nacional y un proveedor extranjero para efecto del impuesto a las ventas o el impuesto al valor agregado (IVA).
10. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las facturas de compra, use la opción
parámetros de la empresa para activar el redondeo. El monto asociado al redondeo
(positivo o negativo) es guardado por el sistema en el campo otros de la compra.
11. Para registrar facturas de compra en monedas diferentes a la moneda base, debe configurar en los parámetros de la empresa, el parámetro correspondiente y crear las monedas usando la opción monedas del menú tablas en el módulo ventas. Debe seleccionar además las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglones de la compra, usando para ello la opción configurar procesos. Una vez configurado el sistema en modo multimoneda, éste solicita en cada factura, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabada la factura de compra, ésta puede ser visualizada en la moneda adicional o en la moneda base, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
12. Para hacer una factura a partir de otras: compras, cotizaciones, notas de recepción, órdenes de compra o plantillas de compra, use el icono importar que se encuentra en la parte inferiorde la ventana.
13. Para afectar los pendientes que trae la plantilla de compras importada, seleccione la opción Configurar Procesos, del módulo mantenimiento, específicamente en la opción
Documentos de Ventas/Compras, seleccione compra como el tipo de documento y luego la pestaña “Adicionales”. En esta pantalla seleccione el parámetro “permitir no afectar
documento importado”.
14. Para actualizar los precios de venta de los artículos comprados, en función de la variación de su costo, seleccione el renglón cuyos precios desea actualizar y use el icono cambiar precios.
15. Si el artículo que se está comprando maneja lotes, al indicar la cantidad, el sistema solicitará el número de lote. Si los lotes están configurados, en los parámetros de la empresa, para manejar fecha de vencimiento el sistema solicitará dicha fecha.
16. Si la compra forma parte de una importación, use el icono información de importaciones para definir, para cada renglón de la compra: el porcentaje de arancel, el volumen y/o el peso.
Esta información será usada por el sistema para calcular la distribución de los costos en la
opción importaciones (vea “manejo de importaciones”)
17. Para que en el reporte “Libro de compras formato SENIAT (Importaciones)” aparezcan el Número de Planilla de importación y el número de expediente, agréguelos en la pestaña
“Adicionales” en los campos correspondientes.
18. Si su empresa maneja artículos con talla , lea el tópico “manejo de tallas” para configurar el sistema y habilitar el botón carga de tallas. Este icono le permite discriminar fácilmente por talla los artículos que se están comprando.
19. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el número de la factura de compra, use la opción parámetros de la empresa para activar el concepto, e indique en la opción sucursales el correlativo de cada una de las
sucursales. Además debe asignarle a cada usuario su sucursal, usando para ello la opción
usuarios o la opción configurar procesos.
20. Esta opción es mostrada en resolución 640x480 pixels. Si su equipo tiene establecida unaresolución mayor a nivel de Windows (por ejemplo 800x600 ó 1024x768) y desea que estaopción sea mostrada con dicha resolución, marque “ajustar pantalla a la resolución del
monitor” en la opción configurar procesos en el módulo mantenimiento o simplemente
estire la pantalla al tamaño deseado .
21. Una factura de compra no puede ser modificada cuando el pago ha sido autorizado a través de la opción programación de pagos.
22. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por factura, la(s) cuenta(s)
contable(s) a usar al contabilizarla, use el icono información contable de la barra de
herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”)
23. Al agregar nuevos renglones en documento de compras, puede incluir artículos genéricos y, asu vez, colocar una descripción para estos artículos genéricos. En el momento que se está incluyendo el renglón para un artículo genérico, el sistema solicitará que coloque una descripción cuando presione la tecla Enter.
Devolución a Proveedores
Esta opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de las
devoluciones de mercancía efectuadas a los proveedores, para lo cual debe hacer uso de la
barra de herramientas. La devolución puede ser creada a partir de una factura de compra o a partir de una nota de recepción del proveedor, y la misma ajusta automáticamente tanto el stock actual de los artículos involucrados, como el saldo del proveedor.
Para incluir una devolución es necesario introducir los siguientes datos en la carpeta
Generales:
Tome en cuenta que…
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la devolución cuyo número es mayor (la última realizada). Para ubicar una devolución en particular debe hacer uso de los iconos de la barra de herramientas. Las devoluciones de proveedores registradas están ordenadas ascendentemente en función de su número.
2. Si desea imprimir la devolución que está en pantalla haga clic en el icono “Imprimir” de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
3. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a usar esta opción. Se pueden definir los datos a introducir para crear una devolución y que columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración haga uso de la opción Configurar Procesos en el módulo de Mantenimiento .
4. Cada vez que se crea una devolución con "n" unidades de un artículo, el sistema disminuye automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y genera un movimiento de inventario llamado "Dpro".
5. Cuando se genera una devolución el sistema toma los montos y precios de la factura/nota de recepción asociada a la devolución.
6. Cada vez que se crea una devolución a partir de una factura de compra, el sistema:
Incrementa automáticamente el saldo del proveedor por el monto total de la devolución,
generando una nota de crédito automática como documento de compra que respalda el
nuevo saldo. El número de la nota de crédito generada es mostrado en el encabezado de
la devolución.
· Si la factura de compra posee saldo mayor a cero, entonces el sistema genera
adicionalmente un pago en el que asocia la nota de crédito con la factura de compra. El
número de pago generado es mostrado en el encabezado de la devolución.
7. La nota de crédito generada al hacer una devolución puede ser usada para cancelar otros
documentos del proveedor (facturas, notas de débito, etc.) Para efectuar dicha asociación haga uso de la opción pagos.
8. Si el proveedor le devuelve, total o parcialmente, el monto de la devolución, haga uso del icono Devolución de dinero que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Al realizar la devolución el sistema:
· Cancela la nota de crédito de la devolución a través de un documento de ajuste positivo.
· Genera un movimiento de entrada en caja, por el monto total devuelto. La devolución de dinero por parte del proveedor puede ser realizada en efectivo o en cheque.
9. Si su empresa maneja seriales en los artículos haga uso del icono Asignar Seriales que se
encuentra en la parte inferior de la ventana, para la asignación de los seriales asociados a los artículos devueltos.
10. Para emitir devoluciones en monedas diferentes a la moneda base debe configurar, en los parámetros de la empresa, el parámetro correspondiente y crear las monedas usando la opción monedas del menú tablas en el módulo de ventas. Debe seleccionar además las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglones de la devolución, usando para ello la opción configurar procesos.
11. Una vez configurado el sistema en modo multimoneda este solicita, en cada devolución, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabada la devolución esta puede ser visualizada en la moneda adicional o en moneda base, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
12. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el número de la devolución, haga uso de la opción parámetros de la empresa para activar el concepto, e indique en la opción sucursales el correlativo de cada una de las sucursales. Además debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opción usuarios o la opción configurar procesos.
13. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la devolución, seleccione un renglón y haga clic en el icono “comentario”. El renglón puede ser seleccionado haciendo clic encima del mismo. Los comentarios pueden ser impresos en el formato de la devolución.
Documentos
La opción documentos le permite consultar los documentos de compras generados por los
procesos del sistema, que afectan el saldo de los proveedores, así como modificar y eliminarlos datos de los documentos que fueron registrados usando dicha opción.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un proveedor, por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automática un documento por el monto de la variación del saldo del proveedor. Dichos documentos sólo pueden ser
consultados usando esta opción, y para su modificación es necesario modificar el documentoque lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos documentos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de documentos manuales contra cualquiera de los proveedores de la empresa.
Cada documento posee asociados un tipo, un proveedor, un monto y un saldo.
Para incluir un documento contra un proveedor es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el documento que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la
barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un documento de proveedor (automático o manual) el sistema
actualiza automáticamente el saldo actual del proveedor involucrado.
3. El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que incrementan el saldo del
proveedor: factura (FACT), giros (GIRO), nota de débito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ),ajuste positivo manual (AJPM), ajuste positivo automático (AJPA). El sistema maneja lossiguientes tipos de documentos que disminuyen el saldo de la cuenta: nota de crédito (N/CR), adelanto (ADEL), cambio de factura(s) por giro (CFXG), retención de ISLR (ISLR), ajuste negativo manual (AJNM), ajuste negativo automático (AJNA).
4. Los documentos que pueden ser creados y modificados usando esta opción son: factura
(FACT), giros (GIRO), nota de débito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), nota de crédito
(N/CR), ajuste positivo manual (AJPM) y ajuste negativo manual (AJNM). Los demás tipos de documentos sólo pueden ser creados en forma automática, por el proceso correspondiente (por ejemplo, en pagos se generan ADEL y ISLR).
5. Para crear un cheque devuelto (CHEQ) use el botón generar cheque devuelto que se
encuentra en la parte inferior de la ventana.
6. Para registrar documentos en monedas diferentes a la moneda base, debe configurar en los parámetros de la empresa, el parámetro manejo de múltiples monedas y crear las
monedas usando la opción monedas del menú tablas en el módulo ventas. Una vez
configurado el sistema en modo multimoneda, éste solicita en cada documento, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabado el documento este puede ser visualizado en la moneda adicional o en moneda base, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
7. Los pagos no poseen saldo asociado. Por lo tanto, no se manejan como un documento aunqueafectan el saldo del proveedor. Sin embargo desde la opción pagos se generan, en forma automática, los siguientes documentos:
-ADEL: en caso de un pago adelantado .
-N/CR: en caso de aplicar un descuento por pronto pago en el pago.
-ISLR: en caso de aplicar una retención de impuesto.
-AJPA: en caso de un ajuste positivo en el pago.
-AJNA: en caso de un ajuste negativo en el pago.
8. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos, menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema es sumando y restando el saldo de sus documentos.
9. El estado de cuenta de un proveedor muestra todos los documentos y pagos del mismo.
10. Cada factura creada usando la opción facturas de compra, genera en forma automática un documento tipo factura, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.
11. Cada devolución de mercancía registrada usando la opción devoluciones de proveedores, genera en forma automática una nota de crédito, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.
12. Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado usando la opción generar giros, genera en
forma automática los siguientes documentos:
-El documento “cambio de factura por giro” (CFXG) por el monto total cambiado a
giros.
-Un giro (incluyendo intereses)
-Un pago con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y actualizar el
saldo de la misma.
13. Los giro(s) registrados usando la opción generar giros, no pueden ser eliminados
directamente. si desea eliminarlos debe eliminar el documento cambio de factura por giros
(CFXG), que se creó al generar los giros.
14. Las notas de crédito (N/CR), las notas de débito (N/DB) y los ajustes manuales (AJPM y AJNM), creados usando esta opción, pueden tener renglones asociados. Para defin ir el
contenido de los renglones, use el icono detalle y especifique en cada renglón: artículo,
cantidad, precio e IVA.
15. Después de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar el monto
bruto del documento. Dichos renglones no afectan el stock de los artículos involucrados, pero pueden ser contabilizados.
16. Cuando se está comenzando a trabajar con el sistema, esta opción puede ser usada para
registrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crédito y débito que conforman el saldo
de cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este caso dichos
documentos deben ser creados poniéndole como monto neto, el saldo del documento a la
fecha, pues de lo contrario sería necesario cargar también todos los pagos asociados a dichos documentos.
17. Si su empresa maneja sucursales y desea diferenciar por sucursal los documentos, lea el
tópico “manejo de varias empresas y sucursales ” para configurar el sistema.
18. Un documento no puede ser modificado cuando su saldo es diferente de su monto neto.
Importaciones
La opción importaciones le permite relacionar una o varias compras de importación con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos entre los artículos que se importaron de forma generalizada.
Antes de efectuar la relación entre las compras y sus gastos de importación, debe registrarlas en el sistema usando la opción facturas de compra.
En caso de existir costos o gastos relacionados con la importación, adicionales a los
registrados en las facturas de compra, puede relacionarlos de dos formas:
-Poniendo el monto total de dichos costos/gastos adicionales en el campo costo
adicional.
-Registrando dichos costos/gastos adicionales usando la opción plantilla de
compras y haciendo referencia a dicha plantilla en el campo plantilla Nº.
Una vez registrados todos los gastos de importación y las compras con los artículos
comprados, debe proceder a distribuir dichos gastos (total costo a distribuir) entre cada una
de las compras de importación.
La distribución de los gastos puede ser realizada con base en uno de los siguientes tres
criterios: costos, pies cúbicos, peso. Una vez definido el criterio a usar use el icono calculardistribución de costos , y el sistema procederá a hacer la distribución de la siguiente forma:
1. Determina cuál es el porcentaje de costo, pies cúbicos o peso de cada factura de
compra (según el criterio de distribución que se haya seleccionado), con respecto al
monto total de las compras de importación.
2. Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobre el costo
total a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costo distribuido
de las facturas de compras de importación y se almacenan en el campo costo
asociado de la factura correspondiente.
3. De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno de los
artículos, de acuerdo con el criterio de distribución seleccionado (costo, volumen o
Peso).
4. En el campo compra relacionada de cada una de las facturas asociadas a la
importación se coloca el número de la importación correspondiente.
Para incluir una importación es necesario completar los siguientes datos en la carpeta
“Generales”:
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Esta opción sólo estará disponible para su uso, activando el parámetro “Activar opción de importación versión 6.5”, ubicado en la carpeta Caja y Banco, Compras y CxP, de
Parámetros de la Empresa, ya que por defecto se encuentra deshabilitada.
2. Si desea imprimir la importación que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
3. Cada vez que se efectúa la distribución de los costos, el sistema actualiza automáticamente en moneda base: el último costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artículo involucrado en las compras de importación. Pero si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, entonces el sistema además de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizará en otra moneda, el último costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artículo involucrado en las compras.
4. En cada una de las compras que forman parte de la importación, debe hacer uso del icono
información de importaciones para definir, para cada renglón de la compra, el porcentaje
de arancel que aplica al artículo. Esta información es usada por el sistema para calcular los
costos de los artículos (costo = costo de adquisición + arancel + costos distribuidos).
Capítulo 5: Compras y Cuentas por Pagar 197
5. Para poder hacer la distribución de los costos en función del Volumen o en función del pesodebe, en cada una de las compras que forman parte de la importación, hacer uso del icono información de importaciones para definir, para cada renglón de la compra: el Volumen (por unidad primaria)o el peso (por unidad primaria).
Esta información será usada por el sistema para calcular la distribución de los costos con
base en alguno de los dos criterios (vea “manejo de importaciones”)
6. Si no desea usar esta opción para relacionar los costos de cada importación, puede indicar en cada una de las compras de gastos, relacionados con la importación, el número de la compra principal, usando para ello el campo compra relacionada. Esto va a permitir agregar a la compra principal el costo de las compras asociadas, para lo cual debe pararse en la compra principal y hacer clic en el icono asociado.
7. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el número de las importaciones, use la opción parámetros de la empresa para activar el concepto, e indique en la opción sucursales el correlativo de cada una de las sucursales.
Además debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opción usuarios o la
opción configurar procesos.
8. No es posible modificar una importación si alguna de sus facturas de compra ha sido
contabilizada.
9. Si desea relacionar una o varias compras de importación con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos entre los artículos que se importaron, de forma detallada, use la
opción distribución de costos.
Control de importaciones (Distribución de Costos)
La opción control de importaciones-> Distribución de costos le permite relacionar una o
varias compras de importación con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos
detalladamente entre los artículos que se importaron.
Registre, usando la opción facturas de compra, las compras con todos los gastos
involucrados en la importación de los artículos (flete, seguro, etc.), siguiendo la siguiente
regla: Asígnele a todos los artículos o gastos involucrados en estas compras, el tipo de
impuesto exentos. Puede usar artículos tipo servicio para el registro de estos gastos (Si desea llevar estadísticas de lo gastado en fletes, seguros, etc.)
En caso de existir costos o gastos relacionados con la importación, adicionales a los
registrados en las facturas de compra, puede relacionarlos registrando dichos costos/gastos
adicionales usando la opción plantilla de compras e incluyendo dicha plantilla en los
renglones de gastos de importación.
Una vez registrados todos los gastos de importación y las compras con los artículos, debe
proceder a distribuir dichos gastos (total costo importación) entre cada una de las compras de importación.
La distribución de los gastos puede ser realizada de dos formas:
-En base a uno de los siguientes criterios: costos, volumen, peso. Una vez definido el
criterio a aplicar, use el icono calcular distribución de costos .
-La distribución de costos puede ser realizada usando la opción Detalle Gastos, a través de la cual se desplegará una pantalla en la que se puede relacionar cada gastode importación de forma detallada, asociándolo a todas, varias o a una factura especifica, e incluso a todos, varios o a un artículo de compra en especifico, permitiendo distribuir cada artículo de gasto entre las facturas o artículos deseados; adicionalmente, debe definir el criterio a aplicar (costos, volumen o peso). Una vez establecido en detalle la distribución de costos, debe usar el botón para realizar los cálculos correspondientes.
Para incluir una importación es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Cada vez que se efectúa la distribución de los costos, el sistema actualiza automáticamente
en moneda base: el último costo y el costo promedio de cada artículo involucrado en las
compras de importación. Pero si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo,
entonces el sistema además de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizará
en otra moneda, el último costo y el costo promedio de cada artículo involucrado en las
compras.
2. En cada una de las compras que forman parte de la importación, debe hacer uso del
icono información de importaciones, para asignar los datos relacionados a la
importación y definir para cada renglón de la compra, el porcentaje de arancel que aplica al
artículo. Esta información es usada por el sistema para calcular los costos de los artículos
(costo = costo de adquisición + arancel + costos distribuidos).
3. Para poder hacer la distribución de los costos en función del volumen o en función del peso debe, en cada una de las compras que forman parte de la importación, hacer uso del
icono información de importaciones para definir, para cada renglón de la compra: el
volumen (por unidad primaria) o el peso (por unidad primaria ), o bien asignar los valores en los campos destinados de la ficha del articulo . Esta información será usada por el sistema para calcular la distribución de los costos con base en alguno de los criterios.
4. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el número de las importaciones, use la opción parámetros de la empresa para activar el concepto, e indique en la opción sucursales el correlativo de cada una de las sucursales.
Además debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opción usuarios o la
opción configurar procesos.
5. Usando el icono en artículos importados, se muestran las facturas de compra
sólo con los artículos que manejan inventario; por otro lado usando este icono en gastos de
importación, se muestran los artículos de servicio que representan los gastos, asociados a las facturas de compra. Es posible usar la misma factura en ambas secciones de la importación, pero los artículos se mostrarán discriminados según su tipo.
6. Una vez que se guarde la importación usando la opción de la barra de herramientas, se le
asigna el estatus de “Abierta”.
7. A través de la opción se realizan los siguientes procesos:
-Determina cuál es el porcentaje de costo, volumen o peso de cada factura de
comp ra (según el criterio de distribución que se haya seleccionado), con
respecto al monto total de las compras de importación.
-Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobre el
costo total a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costo
distribuido de los artículos incluidos en las facturas de compras de importación.
-De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno de los
artículos, de acuerdo con el criterio de distribución seleccionado (costo, peso o
volumen).
8. Es necesario cerrar la importación usando el icono para cambiar el estatus a
“Cerrada” y realizar los siguientes procesos:
-Se actualizan los costos Último, Último en OM, Promedio y Promedio en OM
en la ficha de los artículos.
-Se crea un ajuste de inventario por cada factura de compra involucrada en la
importación, el cual se compone de cuatro (4) registros por artículo,
correspondientes a los tipos de ajuste de costos (Último, Último OM, Promedio
y Promedio OM). La fecha del ajuste y el almacén, corresponden a la fecha y
almacén de la factura de compra, por último la unidad está relacionada a la
unidad primaria del artículo.
-Se actualiza el histórico de los costos por nivel y tipo, para cada artículo
asociado a la distribución, a fin de ser visualizado usando la opción Costos
Importación ubicada en la Ayuda de Artículos.
9. Al reabrir una importación usando la opción luego de cerrada se realizan los
siguientes procesos:
· Cambiar el estatus a “Abierta”.
· Borrar el histórico de los costos de artículos.
· Elimina el ajuste de inventario.
10. Es necesario definir los tipos de ajustes asociados a los costos Último, Último en OM,
Promedio y Promedio en OM.
11. Puede asignar al artículo de gastos, el nivel de costo que lo afecta, a través de la
opción ubicada en la ficha del artículo, para que así sea sumado al nivel que corresponde en el momento de la distribución.
12. Es posible distribuir un gasto parcialmente entre varias importaciones, usando el campo
Monto Apli.
13. El cálculo de la distribución de costos se realiza tomando en cuenta los niveles de costos Incoterm, que incluye FOB, EXW, FCA, FAS, CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DEQ, DDU y DDP.
14. Es posible visualizar en este proceso, el Nuevo Costo y el Margen de Variación, resultantes de la distribución de costos.
15. Al guardar la distribución de costos, se actualiza en la factura de compra y en la plantilla de compras con una etiqueta con el número de la distribución de costos en cada uno de las pantallas.
Expediente de Importación
Esta opción permite recopilar en un expediente, toda la documentación asociada a una
distribución de costos, estos documentos están relacionados directamente con las facturas decompra y gastos que los originaron, a fin de controlar el movimiento de la mercancía, desde que sale del proveedor, hasta que llega a su almacén.
Para incluir un expediente es necesario completar los siguientes datos en la s carpetas
“Generales” y “Datos de Embarque”:
Documentación:
-Documento: contiene los documentos comúnmente usados en una importación.
-Número: número del documento.
-Fecha: fecha del documento.
-Completo: Indica si esta completo el trámite del documento.
-Comentario: comentarios del documento.
Datos de Embarque:
-Tipo de Transporte: marítimo, aéreo, terrestre.
-Nro. Factura: número de factura de compra relacionada.
-Nro. B/L, AWB, CPI: número de documento de embarque.
-Empresa transporte: nombre de la empresa de transporte.
-Nombre vehículo : nombre del vehículo.
-Fecha embarque (ETD):fecha de embarque en el lugar de origen.
-Lugar de embarque: lugar de embarque.
-Fecha de llegada (ETA): fecha de llegada a lugar destino.
-Cantidad de Container: cantidad de container, en caso de ser por vía marítima.
-Peso volumétrico total: información relacionada en caso de utilizar transporte aéreo.
-Peso total: información del peso total de la embarcación.
-Volumen total: información del volumen total de la embarcación.
-Tipo de empaque: se refiere a las unidades registradas en el sistema.
-Cantidad de empaques:cantidad de empaques.
Tome en cuenta que…
1. El Nro. Expediente es definido por el usuario y puede ser usado para incluir el N° de la
Declaración Única de Aduana (DUA).
2. Es necesario crear un Expediente, por cada proveedor involucrado en la importación.
3. Debe ingresar el N° de la distribución de costos asociada, para relacionar el expediente con las facturas involucradas en ella, además de asignar el proveedor correspondiente.
4. En el campo Agente Aduanal se pueden visualizar todos los proveedores que están
registrados en el sistema, a fin de a signar el correspondiente a este campo.
Programación de Pagos
Esta opción permite autorizar y programar el pago de los documentos de proveedores y
beneficiarios (facturas de compra, giros, notas de débito, adelantos y órdenes de pago). Un
documento no puede ser cancelado o abonado mientras no haya sido autorizado su pago.
Al ingresar en esta opción, el sistema muestra en la carpeta “documentos de cuentas x pagar”, los documentos de compra con saldo mayor a cero, de todos los proveedores.
Para visualizar los documentos de un proveedor en particular, indique el código o el
nombre en la lista desplegable, el sistema mostrará los documentos asociados al
proveedor con saldo mayor a cero. Para ver la lista de los proveedores disponibles, haga
clic a la derecha del cuadro, o presione la tecla F2 para activar la búsqueda asistida.
Para visualizar un sólo tipo de documento, el usuario debe indicar el tipo de documento
(Factura, Nota de Débito, Adelanto, Giros) en el campo “Tipo”, y el sistema mostrará los
documentos asociados al tipo seleccionado.
Para visualizar los documentos con saldo mayor a/menor a/igual a un determinado
monto, indique la opción en el campo “Saldo” y el monto a su derecha.
Para visualizar sólo los documentos con estatus autorizados o sin autorizar, indique en
“documentos”, la opción deseada, en caso contrario, aparecerán todos los documentos,
que no están autorizados.
Para visualizar los documentos con determinado vencimiento, seleccione el tipo de
vencimiento en la opción “Antigüedad”
Para autorizar el pago del saldo total de los documentos sin restricciones de fecha, tilde
la columna ubicada a la derecha de “Saldo”, por cada documento. Para autorizar parte
del pago de los documentos, utilice el proceso Programa r Pagos (ver capítulo programar
pagos). En ambos casos el sistema actualiza la columna “monto prog.”, con el monto
autorizado.
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Presionando este botón se desplegará una pantalla de sólo lectura, que muestra el monto
desglosado de las cajas activas en su empresa; cabe destacar que son campos no
editables. La pantalla muestra las siguientes columnas:
· Cod. Caja: Muestra el código de la Caja.
· Descripción: Muestra la descripción de la Caja.
· Saldo: Muestra el saldo actual de la caja multiplicado por la tasa vigente de la
moneda.
· Moneda: Moneda manejada por la Caja
· Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.
· Saldo en otra moneda: Muestra el saldo actual de la caja.
· Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.
Presionando este botón se desplegará una pantalla de sólo lectura, que muestra el monto
desglosado de las Cuentas Bancarias activas en su empresa; cabe destacar que son
campos no editables. La pantalla muestra las siguientes columnas:
· Cod. Cuenta: Muestra el código de la Cuenta Bancaria.
· Nro. Cuenta: Muestra el número de la Cuenta Bancaria.
· Bancos: Muestra el banco al que pertenece la Cuenta Bancaria.
· Saldo: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria multiplicado por la tasa
vigente de la moneda.
· Moneda: Moneda de la Cuenta Bancaria.
· Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.
· Saldo en otra moneda: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria.
· Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.
Presionando este botón se muestra la sumatoria de los documentos de CxC según el
filtro seleccionado (todas, vencidas, por vencer, etc.), a fin de ayudar en la toma de
decisiones al realizar la programación de los pagos.
Presionando este botón, se muestra la sumatoria del saldo de los documentos
autorizados, para los que aún no se ha emitido un pago y las órdenes de pago
autorizadas que no han sido canceladas . El Monto Autorizado Sin Emitir se actualiza
dinámicamente a medida que se van autorizando los documentos 7 8 9 10.
Programar Pagos
Este proceso permite planificar diversos pagos de las facturas de compra, en fechas y con
montos previamente establecidos, a fin de evitar que se emita un pago no autorizado; para
ello se debe pulsar el botón Programar Pagos e indicar la fecha y el monto correspondiente a cada pago, en la pantalla siguiente:
El icono permite programar un pago sobre el saldo restante del documento
seleccionado, asignando el mismo, al campo “Monto” y para el cual hay que indicar una fecha.
Para agregar un renglón en el “Detalle de Programación de Pago”, se debe usar el
icono Agregar Renglón ; de la misma forma, para eliminar un renglón del
“Detalle de Programación de Pago”, se debe usar el icono Eliminar Renglón .
Tomar en cuenta que...
1. Para que esta opción pueda ser usada y el sistema impida el pago de los documentos NO
autorizados debe configurar el parámetro de la empresa “permitir cancelar sólo compras
y órdenes de pago autorizadas”, opción que se encuentra en la carpeta “Caja y Banco,
Compras y CxP”
2. Si el documento tiene un abono, al entrar en el proceso Programar Pagos, el sistema
mostrará un mensaje indicando que el documento tiene pagos realizados, por lo tanto se
anexará un renglón con la fecha del último pago (en caso de existir más de un pago) y la
sumatoria de los pagos realizados, a fin de programar el saldo restante.
3. El pago de las facturas de compra, puede ser programado de forma parcial, es decir, no
es necesario realizar la programación total del documento al mismo tiempo.
4. Si se tilda la columna de autorización y no se realiza ninguna programac ión del pago, el
sistema permitirá realizar el pago del documento sin restricción de fecha.
5. En el proceso Orden de Pago se permitirá la Autorización de la misma, sólo de manera
total, sin restricción de fechas.
6. Si la empresa está configurada como MULTIMONEDA puede visualizar, el monto y
saldo de los documentos, en la moneda base (por ejemplo bolívares) y en la moneda
adicional, presionando el icono .
Pagos
La opción pagos le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de lospagos efectuados a los proveedores.Un pago puede involucrar varios documentos del proveedor y varias formas de pago. Una vez indicado el proveedor el sistema muestra todos los documentos del mismo con saldo mayor a cero (0), para que proceda a seleccionar cuáles van a ser cancelados o abonados en el pago.
Durante la realización del pago es posible efectuar una retención del impuesto sobre la renta, así como un descuento por pronto pago. En dichos casos el sistema genera en forma
automática los documentos correspondientes y permite su uso en el pago.
Esta opción puede ser usada también para asociar dos o más documentos del proveedor, sin
involucrar un egreso de dinero en caja o banco.
Para incluir un pago es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Para una explicación del significado y uso de cada campo consulte el manual electrónico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el pago que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra deherramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. El sistema permite configurar la manera có mo cada usuario va a usar esta opción. Se puedendefinir los datos a introducir para crear un pago, y qué columnas se van a manejar a nivel de las formas de pago. Para efectuar la configuración use la opción configurar procesos en el módulo mantenimiento.
3. Cada vez que se registra un pago, el sistema actualiza automáticamente el saldo actual del proveedor involucrado, generando un movimiento o pago, en el estado de cuenta del
proveedor por el monto total de dicho pago.
4. Cuando se presenta una diferencia entre el monto abonado a los documentos y el monto que se indica en las formas de pago, el sistema pregunta si se desea generar un documento de ajuste positivo o negativo automático por esta diferencia. En caso de que se responda
afirmativamente, el sistema generará un documento de ajuste: AJPA en caso de ajuste
positivo, AJNA en caso de ajuste negativo. De lo contrario, no se permitirá guardar el pago.
5. Cuando se efectúa un descuento por pronto pago, el sistema genera como documento una
nota de crédito automática, por el monto total del descuento, la cual asocia o cancela contra
la factura que se está pagando. Puede realizarse un descuento por pronto pago por cada
factura que esté involucrada en el pago. Para proceder a efectuar el descuento haga clic en el icono editar que se encuentra debajo de la columna DxPP, en el renglón asociado a la
factura, e indique el monto o porcentaje del descuento.
6. Cuando se efectúa una retención del ISLR en el pago, el sistema genera como documento una nota de crédito automática o retención del ISLR, por el monto total de la retención, la cual asocia o cancela contra la factura que se está pagando. Puede realizarse una retención por cada factura que esté involucrada en el pago. Para proceder a efectuar la retención, haga clic en el icono editar que se encuentra debajo de la columna Retenc., en el renglón asociado a la factura, e indique:
· El monto o porcentaje de retención a aplicar sobre el monto sujeto a retención.
· El sustraendo de la retención.
7. Si desea modificar el porcentaje de retención, el sustraendo y el monto retenido de forma
manual, debe activar la opción Permitir Modificar Datos de Retención, ubicado en la carpeta “Generales” de la opción Configurar Procesos/ Pagos.
8. Para que el sistema impida el pago de los documentos NO autorizados se debe configurar el parámetro de la empresa “permitir cancelar sólo compras y órdenes de pago autorizadas”,
Opción que se encuentra en la carpeta “Caja y Banco, Compras y CxP”.
9. Si el usuario pulsa clic sobre el botón , se muestra en el monto abonado, el saldo
total de todos los documentos pendientes. Si se ha realizado la programación de algún pago
se mostrará el saldo autorizado (monto autorizado – lo ya cancelado hasta la fecha).
10. Si se ha realizado la programación de algún pago y pulsa clic sobre la columna que contiene el símbolo + ó - , se mostrará el saldo autorizado.
11. Si se ha realizado la programación de algún pago y se modifica el monto abonado, o se
registra el pago, el sistema emitirá un error indicando “El monto a cancelar… es mayor al
monto autorizado…”, si dicho monto es mayor al aprobado.
12. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: efectivo, cheque y transferencia.
13. Por cada renglón con forma de pago igual a efectivo el sistema genera un movimiento de caja contra la caja indicada, disminuyendo el saldo de la misma.
14. Por cada renglón con forma de pago igual a cheque o transferencia el sistema genera un
movimiento de banco contra la cuenta bancaria indicada, disminuyendo el saldo de la misma.
15. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria está configurada para
manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de cheque deseado, a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente después que seleccione la cuenta bancaria a usar en el pago.
16. No es posible eliminar un pago que tenga asociado un cheque devuelto, que esté
contabilizado o conciliado.
17. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cuyo uso está
limitado a un usuario, sólo éste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto se
emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para emitir este
cheque”.
18. Si el pago tiene un cheque asociado y éste es anulado, el estatus del cheque pasará a
“anulado”, esta operación no podrá ser reversada bajo ningún concepto.
19. No es posible anular un pago que tenga un cheque asociado y éste haya sido conciliado o contabilizado.
20. Para registrar un pago adelantado introduzca solamente las formas de pago del mismo, sinabonarle a ninguno de los documentos que el proveedor tenga pendientes (en caso de que tenga alguno). Una vez grabado el pago, el sistema genera un documento de compras o
adelanto con monto y saldo igual al total pagado. Dicho documento puede ser usado más
adelante para cancelar otros documentos del proveedor.
21. Esta opción puede ser usada para asociar dos o más documentos que se cancelan entre sí, sin involucrar salida de dinero de caja o bancos. Para hacerlo simplemente seleccione los
documentos, de tal forma que el monto del pago sea igual a cero (0), e introduzca como
forma de pago: efectivo.
22. Si el proveedor al que se está aplicando el pago es de tipo casa matriz, al seleccionar
documentos a cancelar, se ofrece la posibilidad de cancelar los documentos pendientes, tantopara la casa matriz como para las sucursales correspondientes.
23. Si desea que una vez grabada una factura de compra se active automáticamente la opción pagos, configure dicha facilidad en la opción configurar procesos.
24. Si la empresa está configurada como multimoneda, en los parámetros de la empresa,
puede, además de emitir pagos la moneda base, emitir pagos en otra moneda usando como
formas de pago cheques o efectivo denominados en dicha moneda o moneda base, por ejemplo: (Bs .) En dichos pagos el sistema solicita la tasa de cambio y usted podrá aplicar, silo desea, diferencial cambiario generando en forma automática la nota de crédito o débito.
25. Si la empresa está configurada como multimoneda y desea crear un pago aplicando
diferencial cambiario, entonces debe definir como moneda del pago una de las monedas
adicionales que tenga registradas. Esto aplica en aquellos casos en los que la forma de pago
es en moneda base (por ejemplo: Bs.), pero el proveedor aplicó diferencial cambiario. Si
durante la creación del pago, y una vez seleccionados los documentos del mismo, desea
visualizar cual sería el monto del diferencial cambiario, use el botón diferencial cambiario.
26. Un pago no puede ser modificado cuando alguna de las formas de pago del mismo ha sido conciliada.
