VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

                                                                                                                          Aporte: Analis Rodriguez

                                                                                                                                         CI: 12.262.161

 

Ventas y cuentas por cobrar

Este Modulo está constituido por Procesos tabla y reportes

En tablas, aparecerá la opción del cliente es donde deben colocarse todos los datos, es decir, Configurar Clientes:

La opción clientes le permite crear nuevos clientes así como buscar, modificar y eliminar los datos de los clientes que ya están registrados. Los datos de cada cliente se muestran divididos en cuatro carpetas:

· En la carpeta “Generales” están los datos de tipo general y los datos que permiten clasificar a los clientes (tipo, zona, segmento).

· En la carpeta “Crédito y Saldo” se muestran los datos relacionados con el crédito y saldo de cada cliente.

· En la carpeta “Otros” se muestran los datos que permiten manejar las retenciones del ISLR y la relación entre casa matriz y sucursales del cliente.

· En la carpeta “eProfit” se muestran los datos que permite manejar los datos de los clientes que se registren en el sistema eProfit

Si desea evitar que un usuario facture a clientes con facturas vencidas , debe establecer dicho control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.

Si desea evitar que un usuario facture a clientes con cheques devueltos, debe establecer dicho control en la opción configurar procesos del menú procesos en el módulo mantenimiento.

Si desea manejar documentos (facturas, pedidos, cotizaciones) en múltiples monedas, debe activar el parámetro manejo de múltiples monedas.

En la carpeta “eProfit” podrá crear el login correspondiente a los usuarios del sistema eProfit.

Facturas de venta

Para registrar las facturas efectuadas a los clientes debe hacer uso de la opción facturas de venta. Dicha opción le permite consultar, así como incluir, modificary eliminar los datos de las facturas efectuadas a los clientes. Cuando se registra una factura, el sistema actualiza enforma automática los stocks de los artículos involucrados, así como el saldo del cliente. Una factura puede ser creada directamente o a partir de:

· Otra factura.

· Una cotización.

· Un pedido.

· Una nota de entrega.

· Una plantilla de ventas.

A partir de una factura pueden ser generadas fácilmente: plantillas de ventas, notas de despacho y devoluciones de clientes.

Profit Plus permite además llevar el control de las facturas cuya mercancía ha sido entregada o despachada al cliente y las que están sin despachar.

Para incluir una factura es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:

El campo fecha de registro que se encuentra en la pestaña “Adicionales” corresponde a la fecha en la cual se emita la orden de pago para cancelar la factura.

Si desea imprimir la factura que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.

El sistema permite configurar la manera cómo cada usuario va a usar esta opción. Se pueden definir los datos a introducir para crear una factura y que columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración use la opción configurar procesos en el módulo mantenimiento.

Si desea llevar control sobre la mercancía que ha sido facturada, pero todavía no ha sido entregada o despachada, active el parámetro correspondiente en la opción parámetros de la empresa. Si usa el concepto de despacho, entonces debe usar la opción notas de despacho para entregar la mercancía y emitir la nota de despacho.

Una factura puede estar en tres estados:

Sin despachar : cuando ninguno de sus renglones ha sido transformado en nota de despacho.

· Parcialmente despachada: cuando alguno de sus renglones ha sido transformado en nota de despacho.

· Despachada: cuando todos sus renglones han sido transformados en nota de despacho.

 Cada vez que se crea una factura con N unidades de un artículo, el sistema disminuye automáticamente el stock actual del artículo en N unidades, y genera un movimiento de inventario llamado Fact. Si se está usando el concepto de despacho, entonces se incrementa además el stock por despachar en N unidades.

Cada vez que se registra una factura, el sistema actualiza automáticamente el saldo actual del cliente involucrado, generando un documento de ventas llamado Fact por el monto total de la factura.

Al facturar un artículo compuesto cuyo stock es cero (0), el sistema automáticamente efectúa la generación automática de las N unidades que se están facturando, siempre y cuando el parámetro “No generar automáticamente los compuestos” se encuentre inactivo y el parámetro manejar stock negativo esté activo. Este parámetro se puede configurar desde la opción configurar procesos del menú mantenimiento, específicamente en documentos de ventas/compras de la pestaña “Adicionales”. Si el stock es menor a cero (< 0) entonces el sistema automáticamente efectúa la generación automática de las N unidades, que se están facturando más las que se necesit en para llevar el stock a cero (0), siempre y cuando esté inactivo el parámetro mencionado anteriormente.

Punto de venta

La opción punto de venta le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de las facturas efectuadas a los clientes bajo la modalidad de punto de venta.

Para poder facturar bajo la modalidad punto de venta debe previamente:

· Crear los turnos de punto de venta que va a manejar su empresa, usando la opción turnos de punto de venta.

· Habilitar los turnos para su uso, definiendo: caja, usuario cajero, usuario supervisor y fecha para la cual se está habilitando el turno. Use la opción iniciar y cerrar turnos para habilitar los turnos.

Cuando un usuario selecciona esta opción, el sistema solicita la identificación de la caja en la cual se va a trabajar y valida que la caja este definida como caja de punto de venta.

El sistema no permitirá grabar ninguna factura de venta si la caja, para la cual se está activando la opción punto de venta, no cumple con alguna de las siguientes condiciones:

· Existe un turno registrado con estatus “en espera” o “activo” para la caja y el usuario.

· La fecha del turno (para la caja y el usuario) es igual a la fecha en la que se está usando la opción.

· Si el turno está restringido por horario (RTH), además de lo anterior, la hora en la que se está usando la opción debe coincidir con las horas definidas en el turno.

La función de esta opción es similar a la de la opción facturas de venta, excepto en los siguientes aspectos:

· En punto de venta existe la posibilidad de manejar facturas en espera.

· En punto de venta existe la posibilidad de generar ingresos y egresos, para la caja con la que se está trabajando, sin salir de la opción.

· En punto de venta existe la posibilidad de registrar una devolución de dinero, asociada a una devolución de mercancía, de un cliente sin salir de la opción.

· En punto de venta puedo efectuar la transferencia de todos los movimientos de la caja a una caja principal.

· En punto de venta no puedo asignar seriales, ni despachar mercancía, ni anular facturas, ni descancelar facturas.

Para incluir una factura bajo la modalidad punto de venta es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:

Al finalizar cada turno, recomendamos seguir los siguientes pasos para efectuar el cierre y la

auditoría de la caja involucrada:

· Emita el reporte “movimientos por turno de punto de venta”, el cual está ubicado en el menú reportes, en la opción punto de venta.

· Compare los resultados de dicho reporte contra el físico de la caja.

· Haga la transferencia a caja principal (use el botón transferir movimientos a caja principal).

· Cierre el turno a través del botón cerrar turno.

El botón colocar facturas en espera permite almacenar temporalmente la factura que se está creando mientras se realizan otras facturas. Para retomar la elaboración de una factura que se colocó en espera , debe hacer uso del botón recuperar facturas en espera.

Si se tienen facturas en espera no se puede cerrar el turno, la única forma de cerrarlo es que lo haga el usuario supervisor del turno, en cuyo caso se le preguntará si desea eliminar las facturas en espera para poder cerrar el turno.

Cada vez que se registra un documento de cliente (automático o manual) el sistema actualiza automáticamente el saldo actual del cliente involucrado.

El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que incrementan el saldo del cliente:

factura (FACT), giros (GIRO), nota de débito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), ajuste positivo manual (AJPM), ajuste positivo automático (AJPA). El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que disminuyen el saldo de la cuenta: nota de crédito (N/CR), adelanto (ADEL), cambio de factura(s) por giro (CFXG), retención de ISLR (ISLR), ajuste negativo manual (AJNM), ajuste negativo automático (AJNA).

Los documentos que pueden ser creados y modificados usando esta opción son: factura (FACT), giros (GIRO), nota de débito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), nota de crédito (N/CR), ajuste positivo manual (AJPM) y ajuste negativo manual (AJNM). Los demás tipos

de documentos sólo pueden ser creados en forma automática, por el proceso correspondiente (por ejemplo. en cobros se generan ADEL y ISLR).

Cada factura creada, usando la opción facturas de venta , genera en forma automática un documento tipo factura, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.

Cada devolución de mercancía registrada, usando la opción devoluciones de clientes, genera en forma automática una nota de crédito, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.

Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado, usando la opción generar giros, genera en forma automática los siguientes documentos:

· Un cambio de factura por giro (CFXG) por el monto total cambiado a giros.

· Un giro (incluyendo intereses).

· Un cobro con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y actualizar el saldo

de la misma.

 Los giro(s) registrados, usando la opción generar giros, no pueden ser eliminados directamente. si desea eliminarlos, debe eliminar el documento cambio de factura por giros

(CFXG), que se creó al generar los giros.

Las notas de crédito (N/CR), las notas de débito (N/DB) y los ajustes manuales (AJPM y AJNM), creados usando esta opción, pueden tener renglones asociados. Para definir el contenido de los renglones use el icono detalle y especifique en cada renglón: artículo,

cantidad, precio e IVA.

Después de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar el monto bruto del documento. Dichos renglones no afectan el stock de los artículos involucrados, pero pueden ser contabilizados.

Cuando se está comenzando a trabajar con el sistema, esta opción puede ser usada para registrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crédito y débito que conforman el saldo de cada cliente, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este caso dichos documentos deben ser creados poniéndole como monto neto, el saldo del documento a la fecha, pues de lo contrario sería necesario cargar también todos los cobros asociados a dichos documentos.

Enter.

Cobros

La opción cobros le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de los cobros efectuados a los clientes. Un cobro puede involucrar varios documentos del cliente y varias formas de pago. Una vez indicado el cliente el sistema muestra todos los documentos

del mismo con saldo mayor a cero (0), para que proceda a seleccionar cuáles van a ser cancelados o abonados en el cobro.

Durante la realización del cobro es posible efectuar una retención del impuesto sobre la renta, así como un descuento por pronto pago. En dichos casos el sistema genera en forma automática los documentos correspondientes y permite su uso en el cobro. Esta opción puede

ser usada también para asociar dos o más documentos del cliente, sin involucrar un ingreso de dinero en caja o banco.

Empaque

La opción empaque le permitirá registrar el contenido de cada empaque y especificar los diversos artículos solicitados por el cliente, detallando las unidades contenidas en cada

empaque tales como: bulto, caja, rollo, paquete, entre otros.

Adicionalmente, podrá asociar el empaque correspondiente a la solicitud emitida por el cliente a cualquier documento de ventas , tales como: nota de entrega, cotización, pedido, plantilla de ventas o factura. Para esto debe seleccionar de la lista desplegable, ubicada en el campo Doc. Asoc. (Documento Asociado) el tipo y el número del documento correspondiente, para visualizar el detalle o renglones del mismo.

También permite modificar o eliminar un empaque registrado con sus renglones , al igual que se permite facturar, anular, reempacar, en caso que sea necesario.

Analis Rodriguez