Aporte: ANALIEN MUJICA
C.I.V. 19.300.847
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo cajas y bancos. Los tópicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual electrónico del sistema, el cual puede ser activado desde el menú ayuda o presionando la tecla F1, la cual activará la ayuda correspondiente a la opción en la que se está trabajando.
Cajas
Profit Plus le permite manejar múltiples cajas por empresa llevando en línea tanto el saldo en efectivo como el saldo actual o total, para cada una de las cajas. Las cajas pueden estar denominadas en bolívares o en otra moneda. Profit Plus puede manejar múltiples cuentas bancarias por empresa llevando en línea tanto el saldo conciliado como el saldo actual, así como los saldos diferidos para cada una de las cuentas. Las cuentas bancarias pueden estar denominadas en bolívares o en otra moneda.
La opción cajas le permite crear nuevas cajas así como buscar, modificar y eliminar los datos de las cajas que ya están registradas. Cada caja posee asociados los siguientes datos en la Carpeta “Generales”:
La opción cuentas bancarias le permite crear nuevas cuentas bancarias así como buscar, modificar y eliminar los datos de las cuentas bancarias que ya están registradas. Cada cuenta bancaria posee asociados los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Antes de crear una cuenta bancaria debe haber creado el banco correspondiente.
2. Para consultar el saldo de una caja(s) a una fecha dada, use el reporte “Saldos en Caja” ubicado en el grupo de reportes relacionados.
3. Para consultar el saldo de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, use el reporte “Saldos
en Cuentas Bancarias” ubicado en el grupo de reportes relacionado.
4. Si desea que una cuenta bancaria maneje chequeras, es necesario seleccionar la opción
Manejo de Chequera y la fecha a partir de la cual se iniciará con el uso de las mismas.
5. Para consultar la disponibilidad bancaria de una cuenta, use la opción, ubicada en la carpeta “Saldos” y se desplegará una pantalla con los saldos actuales de la cuenta bancaria.
6. Usando la opción CHEQUERAS es posible consultar la información de todas las chequeras pertenecientes a la cuenta bancaria seleccionada.
7. A través de la carpeta “Saldos”, es posible consultar los saldos iníciales y conciliados de una cuenta bancaria, así como también, las fechas asociadas a cada saldo.
8. Si desea manejar saldos diferidos en sus cuentas bancarias, debe indicar en el banco de cada cuenta, los días de diferimiento a aplicar:
• A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y misma plaza.
• A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y diferente plaza.
• A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y misma plaza.
• A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y diferente plaza.
9. Para consultar el saldo diferido de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, use el reporte
“Saldos diferidos en cuentas bancarias” ubicado en el grupo de reportes de cuentas bancarias.
10. Todas las formas de cobro pasan primero por caja y, luego de efectuarse el depósito bancario, afectan los bancos. Los cobros registrados como “depósito” afectan directamente el saldo de bancos sin afectar las cajas.
11. Los pagos realizados en efectivo afectan directamente el saldo de la caja correspondiente.
Los pagos efectuados con cheque o depósito, afectan directamente el saldo de la cuenta bancaria involucrada.
12. Si desea manejar cajas y/o cuentas bancarias en otras monedas diferentes al bolívar, active el parámetro manejo de múltiples monedas. Una vez activo el parámetro, usted podrá crear y manejar cajas y/o cuentas bancarias en otras monedas.
13. Si desea que el sistema calcule en forma automática el impuesto al débito bancario asociado a todas las transacciones que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria, active el parámetro manejo del IDB y defina el porcentaje del mismo. Una vez activo el parámetro, el sistema calculará y debitará de la cuenta bancaria el impuesto correspondiente.
14. Cada caja puede ser usada como caja principal o como caja de punto de venta. Las cajas son creadas por defecto con uso igual a caja principal. Si su empresa no es un punto de venta, entonces no necesita definir ninguna caja como caja de punto de venta.
15. Si su empresa es un punto de venta debe:
• Definir la(s) caja(s) como caja(s) de punto de venta usando la carpeta punto de venta en esta opción. Definir los turnos que va a manejar usando la opción turnos de punto de venta del módulo ventas.
• Asociar los turnos con las cajas y los usuarios usando la opción iniciar y cerrar turnos del módulo ventas.
• Para trabajar con la opción V-Pos de Creditcard, en la pestaña “Punto de Venta” cheque las opciones “usar como caja de punto de venta” y “usar autorización con Tarjeta”.
16. No es posible depositar cheques o vouchers de tarjetas almacenados en una caja tipo “punto de venta”. Por lo tanto, para poder hacer el depósito bancario de dichos documentos, primero deben ser transferidos a otra caja principal (vea la opción “punto de venta”).
17. Si posee instalado Profit Plus contabilidad y desea asignar, por caja o cuenta bancaria, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar los movimientos de la mismas, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit
Contabilidad”).
18. No es posible eliminar una caja que posea movimientos asociados tales como: depósitos, cobros, etc. No es posible eliminar una cuenta bancaria que posea movimientos asociados tales como: depósitos, notas de crédito, etc.)
Chequeras
Profit Plus permite manejar múltiples chequeras por cada cuenta bancaria, a fin de llevar un control más eficiente de los cheques disponibles, emitidos y anulados. Esta opción le permite crear nuevas chequeras así como buscar, modificar y eliminar los datos de las chequeras que ya están registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Los siguientes tópicos le explican todo lo que necesita saber para manipular sus chequeras.
Registrar una chequera.
Para registrar una chequera haga uso de la opción “Chequeras” ubicada en el sub-menú
Tablas del módulo Cajas y Bancos. Para registrar una chequera debe incluir los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Código: Se refiere al código alfanumérico de hasta 6 caracteres que identifica a la chequera. No puede estar repetido y puede ser asignado por el usuario o generado automáticamente por el sistema seleccionando en la opción Próximo Código de la barra de herramienta.
• Estatus: Por defecto muestra el valor “Activa”, es decir, está disponible para ser usada; este es un campo no editable.
• Cuenta: Muestra el código, número y banco, de las cuentas bancarias previamente registradas en el sistema. Es posible asignarla seleccionando el código o el número. Se muestran sólo las cuentas bancarias con estatus activa y cuya opción “Maneja Chequera” este seleccionada.
• Número Primer Cheque: Número del primer cheque de la chequera.
• Número Último Cheque: Número del último cheque de la chequera. Si coloca la cantidad de cheques, el sistema realizara el cálculo de este campo, siempre y cuando se coloque el número del primer cheque.
• Cantidad de Cheques: almacena la cantidad de cheques de la chequera; este campo es calculado por el sistema siempre y cuando el usuario coloque el primer y último número de cheque.
Cantidad de Cheques = (Nro. Último Cheque – Nro. Primer Cheque)+1
• Fecha Recepción: Fecha de recepción de la chequera en la empresa. Por defecto muestra la fecha actual.
Responsable: Muestra el código y descripción de los usuarios registrados en el sistema.
Es posible asignarlo seleccionando el código o la descripción. Si se asigna un valor a este campo y se tilda la opción Limitar uso de la Chequera al responsable, la chequera sólo podrá ser usada por el usuario seleccionado.
• Limitar uso de la Chequera al responsable: Si la selecciona permitirá el uso de la chequera sólo al usuario seleccionado en el campo responsable. Por defecto esta destildado.
Tome en cuenta que…
1. Antes de registrar una chequera, debe estar creada la cuenta bancaria a la que pertenece la misma y tener seleccionada la opción Maneja Chequera.
2. El código de la chequera es único, por lo tanto, no se pueden almacenar dos (2) chequeras con el mismo código, en ese caso, se muestra un mensaje “El código ya existe.
Por favor, indique otro código”.
3. Si existe al menos una (1) chequera activa registrada previamente para la misma cuenta bancaria, se mostrará un mensaje indicando que “¿Existe una chequera activa para la cuenta bancaria seleccionada, desea registrar la actual chequera con estatus inactiva?”
4. No es posible registrar una chequera, con números de cheques existentes en otra chequera de la misma cuenta bancaria, ó con cheques involucrados en algún movimiento de banco previamente.
5. Si la chequera tiene al menos un (1) cheque emitido o anulado, sólo se pueden modificar los campos “responsable” y “limitar uso de la chequera al responsable“; en caso contrario, se pueden modificar todos los campos de la misma.
6. No es posible eliminar una chequera que tenga al menos un (1) cheque emitido o anulado, es decir, sólo se puede eliminar las chequeras activas o inactivas que tengan todos sus cheques disponibles.
7. Una vez eliminada una chequera con todos sus cheques, no es posible reversar la operación.
8. Una vez que se hayan usado todos los cheques de la chequera, su estatus pasa a ser
“Usada” y queda bloqueada para su modificación.
Se puede desactivar y activar una chequera temporalmente a través del botón , de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Activa” o “Inactiva”. Esta funcionalidad sólo aplica a aquellas chequeras que no tengan cheques emitidos o anulados. El sistema sólo permite emplear cheques de una chequera activa.
10. Se puede suspender una chequera definitivamente a través del botón , de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Suspendida” y el estatus de los cheques disponibles a “Anulados”. Esta funcionalidad sólo aplica a aquellas chequeras que tengan estatus “Activa” o “Inactiva”.
11. Una vez suspendida una chequera y anulado sus cheques, no es posible reversar la operación.
12. Si se ha definido un responsable para la chequera y se limita su uso al resto de los usuarios, sólo el usuario responsable podrá modificar o eliminar los datos de la chequera.
13. Es posible generar los cheques de forma automática, al guardar la chequera, o de forma manual usando la opción .Consultar Cheques. Usando la opción (Consultar Cheques) ubicada en la pantalla chequeras, se pueden consultar todos los cheques pertenecientes a una chequera, con sus distintos estatus, a fin de visualizar la información de los mismos.
El botón ANULAR permite anular los cheques disponibles de una chequera, y reactivar aquellos que están anulados, pero su anulación no fue originada por una orden de pago, pago a proveedores o movimiento de banco; en caso de que se haya definido un responsable para la chequera y se limite el uso de ésta al resto de los usuarios, sólo el usuario responsable podrá anular o reactivar los cheques de esa chequera.
Movimientos de bancos
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una cuenta bancaria tales como: depósitos, pagos, etc., generan en forma automática un movimiento por el monto de la variación del saldo de la cuenta. Dichos movimientos sólo pueden ser consultados usando la opción movimientos de bancos, y para su modificación es necesario modificar el documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de movimientos manuales contra cualquiera de las cuentas bancarias de la empresa.
Para incluir un movimiento contra una cuenta bancaria es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un movimiento de banco (automático o manual) el sistema actualiza automáticamente el saldo actual de la cuenta bancaria involucrada.
3. El sistema maneja los siguientes tipos de movimientos que incrementan el saldo de la cuenta: depósito (DP), interés (IN), nota de crédito (NC), reversión de débito (RD) y transferencias positivas (TP).
4. El sistema maneja los siguientes tipos de movimientos que disminuyen el saldo de la cuenta: cheque (CH), transferencia (TR), nota de débito (ND), reversión de crédito (RC), impuesto al débito bancario (ID) y transferencias negativas (TR).
5. Los cobros efectuados con depósito, generan un movimiento en bancos que incrementa el saldo de la cuenta bancaria.
6. Si el tipo de movimiento seleccionado es cheque y la cuenta bancaria está configurada para manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de cheque deseado,
a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente después que seleccione la cuenta bancaria a usar en el movimiento.
7. Si el cheque seleccionado para realizar el movimiento, pertenece a una chequera cuyo uso está limitado a un usuario, sólo éste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto se emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para emitir este cheque”.
8. Si el movimiento tiene un cheque asociado y éste es anulado, el estatus del cheque pasará a
“anulado”, esta operación no podrá ser reversada bajo ningún concepto.
9. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada movimiento, la moneda y la tasa de cambio respecto al bolívar. Si el movimiento es creado usando esta opción, entonces usted debe definir la tasa de cambio vigente.
10. Si el parámetro manejo del impuesto al débito bancario está activo, el sistema calculará y mostrará el monto correspondiente al mismo, en aquellos movimientos que generan un débito
o disminución del saldo.
11. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el movimiento de banco, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
12. Si posee instalado Profit Plus Nómina puede transferir, por contrato, los recibos de nómina, usando la opción transferir nómina al administrativo (ver “integración con Profit
Nómina”). Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus Administrativo, para cada recibo:
• Una orden de pago por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es cheque o efectivo.
• Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es transferencia.
13. Si desea configurar por usuario la forma en que van a usar esta opción, use en el módulo mantenimiento de la opción configurar procesos.
14. Un movimiento de banco no puede ser modificado después de efectuada la conciliación bancaria del mismo.
Conciliación Bancaria
Profit Plus permite la conciliación mensual de los movimientos de cada una de las cuentas bancarias que maneja la empresa, además de permitir consultar los movimientos conciliados o sin conciliar de una cuenta dada; este proceso puede llevarse a cabo de forma manual o automática, de acuerdo a lo requerido por el usuario, a través de la siguiente pantalla.
Para iniciar la conciliación debe indicar la cuenta bancaria y el mes a conciliar, el sistema mostrará automáticamente los movimientos ya conciliados para ese mes y cuenta. Para que el sistema muestre los movimientos sin conciliar haga clic en la opción “No conciliados”, y para ver todos los movimientos haga clic en la opción “Todos”.
Conciliación Manual
Este proceso se puede llevar a cabo de dos formas, la primera corresponde a la acción de tildar la columna CO por cada movimiento a conciliar, de esta manera se actualiza el saldo conciliado de su cuenta bancaria. La segunda forma se realiza a partir de un estado de cuenta bancario, y el usuario debe seleccionar manualmente los registros, tildando la columna “SEL” por cada movimiento a conciliar en ambas interfaces, luego de haber seleccionado todos los movimientos a conciliar, debe pulsar el botón CONCILIAR MANUAL, para que se ejecute el proceso correspondiente. Las interfaces referidas son Movimientos en Banco (Profit Plus) y Movimientos en Estado de Cuenta.
Conciliación Automática
Para realizar la conciliación automática, debe seleccionar los estados de cuenta bancarios, a través del botón CARGA ARCHIVO ubicado en la pantalla de conciliación ó la opción del menú procesos Carga y Validación de Archivos, y se desplegará una pantalla mediante la cual se pueden cargar y validar los archivos que contienen los estados de cuenta.
Para ubicar estos archivos y poder utilizarlos en la conciliación automática, se deben importar a partir del botón IMPORTAR, e inmediatamente después se desplegará una pantalla en la que se debe indicar el “mes y año” del archivo a importar, la ubicación física del “archivo” a través del botón Examinar y el “formato” del archivo; es importante resaltar que sólo es posible importar un archivo por mes. Una vez que seleccione el (los) archivo(s) a utilizar, es posible, usando la opción, obtener una vista previa del archivo cargado para ser conciliado, para finalmente VISUALIZAR conciliar los movimientos a través del botón CONCIALIACION AUTOMÁTICA
Tome en cuenta que…
1. Cuando un movimiento de una cuenta bancaria es conciliado, el sistema no permite su modificación ni eliminación en ninguna de las opciones del mismo.
2. La conciliación se puede llevar a cabo por tipo de movimiento, lo que permite visualizar los movimientos bancarios de un solo tipo (Cheque, Depósito, Interés, N/CR, N/DB, entre otros), para ello se debe indicar este filtro en el campo Tipo.
3. Si durante la conciliación de una cuenta desea agregar un movimiento adicional en la misma, haga uso del icono AGREGAR “Agregar Movimiento" que está disponible en la parte inferior de la ventana.
4. Se debe configurar la forma en que se llevará a cabo la conciliación bancaria automática por cada banco, usando la opción “Configurar Conciliación Automática” en el módulo Mantenimiento.
5. Los archivos que contienen los estados de cuenta emitidos por el banco, deben estar en formato tipo texto, Excel u otros, y almacenados en su computador para poder utilizarlos en este proceso.
6. Si en algún estado de cuenta emitido por el banco, se desglosa el IDB generado por un movimiento, es necesario conciliar de forma manual tanto el movimiento como el IDB del estado de cuenta, contra el movimiento bancario del sistema, tildando la columna SEL.
7. Debe indicar el saldo del estado de cuenta emitido por el banco, en el campo “Saldo Final E.C.” ubicado en la interfaz “movimientos en estado de cuenta”, para visualizar si existe alguna diferencia entre el saldo final conciliado y el saldo emitido por el banco, esta información se registrará de forma automática en el campo Diferencia en Saldos.
8. Si al menos un movimiento del estado de cuenta emitido por el banco es conciliado de forma automática, el archivo que lo contiene queda con estatus “Procesado”, lo que impide que el mismo pueda ser usado nuevamente en una conciliación automática.
9. Es posible consultar los movimientos conciliados usando la opción CONSULTA, mediante la cual se mostrarán tanto los números de los conciliados, como los números de los movimientos con los cuales se concilió.
10. Se puede reversar una conciliación bancaria manual, a través del botón REVERSAR MANUAL, actualizando el saldo conciliado de la cuenta bancaria.
11. Se puede reversar una conciliación bancaria automática, a través del botón REVERSAR MANUAL, de esa forma se actualiza el saldo conciliado de la cuenta bancaria y el estatus del archivo que contiene el estado de cuenta emitido por el banco, cambia al estatus “Sin Procesar”, lo que permite que sea usado nuevamente.
12. Es posible agregar un movimiento de banco al sistema, a partir de un movimiento registrado en el estado de cuenta emitido por el banco, usando el botón GENERAR, esta acción desplegará la pantalla de movimientos de banco, para darle entrada al mismo, sólo se debe asignar el tipo de movimiento y la cuenta de ingreso/egreso.
13. No es posible cargar un estado de cuenta que pertenezca a un mes y año ya conciliado por el sistema, en ese caso se muestra un mensaje indicando “Ya existe registrado un archivo procesado para el mes y año indicado”.
14. Usando el botón, es posible eliminar un archivo cuyo estatus sea “Sin procesar”.
Movimientos de cajas
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una caja (por ejemplo: depósitos, cobros, pagos en efectivo, etc.), generan en forma automática un movimiento por el monto de la variación del saldo de la caja. Dichos movimientos sólo pueden ser consultados usando la opción movimientos de cajas. Para su modificación es necesario modificar el documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de movimientos manuales contra cualquiera de las cajas de la empresa.
Para incluir un movimiento contra una caja es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un movimiento de caja (automático o manual) el sistema actualiza automáticamente el saldo actual de la caja involucrada.
3. Los ingresos manuales en caja pueden ser realizados en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.
Los egresos manuales de caja sólo pueden ser realizados en efectivo. Sin embargo el sistema genera automáticamente egresos de caja en cheque o tarjeta (cuando se depositan dichos documentos).
4. Los cobros efectuados en efectivo o cheque generan un movimiento en caja, incrementando su saldo. Los pagos efectuados en efectivo generan un movimiento en caja, disminuyendo su saldo.
5. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada movimiento, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Si el movimiento es creado usando esta opción, entonces usted debe definir la tasa de cambio vigente.
6. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el movimiento de caja, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
Depósitos bancarios
La opción depósitos le permite consultar así como modificar y eliminar los datos de los depósitos registrados en el sistema. Un depósito puede contener cheques y tarjetas de crédito de varias cajas, así como efectivo de una caja dada.
Para incluir un depósito bancario es necesario completar los siguientes datos en la carpeta
“Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el detalle del depósito que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un depósito, el sistema actualiza el saldo actual, de la cuenta bancaria en la que se está depositando, y disminuye el saldo de todas las cajas involucradas en el depósito.
3. Cuando se deposita un cheque, el sistema asume por defecto la misma plaza de la cuenta bancaria en la que se está depositando (para los saldos diferidos). Si el cheque es de otra plaza debe indicarlo en el campo TP (tipo de plaza).
4. Cada vez que se registra un depósito, el sistema genera un movimiento en banco contra la cuenta bancaria involucrada, y un movimiento en caja por cada cheque, tarjeta de crédito y efectivo que forme parte del depósito.
5. Un depósito no puede ser modificado una vez que ha sido conciliado.
6. Cuando se depositan tarjetas de crédito, el sistema rebaja automáticamente del monto total del depósito, el monto correspondiente a la comisión y al impuesto de cada tarjeta.
7. Los cheques en caja con fecha posterior a la del depósito (post-datados) no pueden ser depositados.
8. Si desea hacer rápidamente un depósito con todos los cheques o tarjetas que están en la caja, haga clic en el icono importar que está en la parte inferior de la ventana.
9. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada depósito la moneda y la tasa de cambio respecto al bolívar.
10. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por depósito, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el mismo, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
Órdenes de Pago
Los pagos asociados a todo tipo de gastos, que no tengan asociada una compra, deben ser realizados usando la opción órdenes de pago. Cada orden de pago posee asociado un beneficiario que es la persona o empresa a la que se le está pagando, y el pago puede ser realizado tanto en efectivo contra una caja, como en cheque contra una cuenta bancaria.
Para incluir una orden de pago es necesario completar los siguientes datos en la carpeta
“Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir la orden de pago que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra una orden de pago, el sistema no actualiza o afecta el saldo actual, de la cuenta bancaria o caja involucrada, hasta que la orden es cancelada.
3. Cuando una orden de pago en efectivo es cancelada, el sistema genera un movimiento en caja contra la caja involucrada, con fecha igual a la fecha del pago. Cuando una orden de pago en cheque es cancelada el sistema genera un movimiento en banco contra la cuenta bancaria involucrada, con fecha igual a la fecha del pago.
4. Una orden de pago no puede ser modificada una vez que el pago ha sido autorizado a través de la opción programación de pagos.
5. Las órdenes de pago que tienen asociado impuesto al valor agregado (IVA) pueden ser tomadas en cuenta en el libro de compras y en el resumen para declaración del impuesto.
6. Si desea generar órdenes de pago en otras monedas a la moneda base, active el parámetro manejo de múltiples monedas. Una vez activo el parámetro, usted podrá crear órdenes de pago en otras monedas.
7. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada orden de pago la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
8. Si desea configurar por usuario la forma en que van a usar esta opción, use en el módulo mantenimiento de la opción configurar procesos.
9. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: efectivo, cheque y transferencia.
10. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria está configurada para manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de cheque deseado, a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente después que seleccione la cuenta bancaria a usar en el pago.
11. No es posible eliminar una orden de pago con estatus “Cancelada”.
emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para emitir este cheque”.
12. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cuyo uso está limitado a un usuario, sólo éste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto se
13. Si la orden de pago tiene un cheque asociado y ésta es anulada, el estatus del cheque pasará a “anulado”, esta operación no podrá ser reversada bajo ningún concepto.
14. Si desea efectuar la retención del impuesto sobre la renta sobre el monto de la orden de pago, debe hacer uso del botón calcular retención. Para que el sistema efectúe automáticamente el cálculo de la retención debe:
15. Tener definidos los tabuladores a aplicar a los beneficiarios.
16. Tener definido el concepto de ISLR a aplicar a cada cuenta de ingreso/egreso.
17. Si desea modificar el porcentaje de retención, el sustraendo y el monto retenido de forma manual, debe activar la opción Permitir Modificar Datos de Retención, ubicada en la carpeta
“Generales” de la opción Configurar Procesos/Órdenes de Pago.
18. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar a la orden de pago, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizarla, tiene dos (2) opciones:
• Haga uso del icono información contable de la barra de herramientas.
• Registrar, usando el botón detalle, los renglones de la orden de pago. Cada renglón va a estar asociado a una cuenta de ingreso/egreso y ésta a su vez puede tener asociada una cuenta contable de gasto. Esta opción es la recomendable si la orden de pago afecta varias cuentas de gasto. Si desea agregar un comentario en cada renglón de la orden, una vez que agregue el renglón, presione el botón comentario y coloque el texto que corresponda.
• Si desea registrar un comentario importante cada renglón.
19. Si posee instalado Profit Plus Nómina puede transferir, por contrato, los recibos de nómina, usando la opción transferir nómina al administrativo (ver “integración con Profit Nómina”).
Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus Administrativo, para cada recibo:
• Una orden de pago por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es cheque o efectivo.
• Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es transferencia.
Entrega de Cheques
Este proceso permite consultar y entregar aquellos cheques que han sido emitidos, pero por alguna razón no han sido entregados a su beneficiario o proveedor y por ende no ha sido actualizado el saldo disponible de su cuenta bancaria. De esta forma, se puede obtener un saldo disponible más acorde con la realidad de la empresa, ya que el monto del cheque emitido no será disminuido, hasta que sea entregado a través de este proceso.
Para llevar a cabo la entrega de cheques, debe ingresar en el menú Procesos del módulo Cajas y Bancos, y seleccionar la opción Entrega de Cheques, para lo cual se desplegará una pantalla en la que se muestran todos los cheques por entregar; en caso que su empresa maneje multimoneda y los cheques hayan sido emitidos en la moneda adicional, el monto de dichos cheques se mostrará en la moneda base de la empresa, a fin de realizar la sumatoria de los totales.
Tome en cuenta que…
1. Para activar este proceso, es necesario asignar la letra V, en el campo Manejo de Entrega de Cheques ubicado en la carpeta “Generales” de la opción Datos Adicionales de la Empresa.
2. Para inactivar este proceso, es necesario asignar la letra F, en el campo Manejo de Entrega de Cheques ubicado en la carpeta “Generales” de la opción Datos Adicionales de la Empresa.
3. Para indicar que un cheque ha sido entregado, es necesario seleccionar el número de cheque, indicar a quien va a ser entregado y marcarlo usando la opción MARCAR, de esta forma queda registrado el cheque como entregado.
4. Es posible desmarcar un cheque entregado usando la opción DESMARCAR, de esta forma el cheque se registra como no entregado.
5. Los cheques emitidos por Movimientos de Banco, no son tomados en cuenta para la entrega de cheques, por lo tanto la fecha de entrega es la fecha en que se registró el movimiento.
6. Si un cheque es entregado a un proveedor, no será posible eliminar el pago relacionado.
7. Si un cheque es entregado a un beneficiario, no será posible eliminar la orden de pago relacionada.
Generar Planillas Fiscales
Profit Plus permite por defecto, el cálculo e impresión de las planillas para la declaración del
IVA forma IVA 30, pagos de tributos municipales alcaldía de Caracas SUMAT, planillas de impuestos sobre la renta entre las que están: forma PN-R-11, forma PN-NR-12, forma PJ-D- 13 y PJ-NR-14, facilitando el proceso de declaración de impuestos, ante los organismos destinados para tal fin. Para generar las planillas fiscales, debe ingresar en el proceso Generar Planillas Fiscales, ubicado en el módulo Cajas y Bancos.
Para generar una planilla, debe seleccionar el tipo de la lista desplegable y crear una nueva utilizando la opción de la barra de herramientas, seguidamente se mostrará una pantalla en la que debe indicar el mes y año correspondiente a la planilla.
Puede consultar los datos generados para la planilla, seleccionándola en la tabla y presionando el botón MODIFICAR , de esa forma podrá ver la información contenida en los campos de la planilla, para su posterior impresión. El sistema dispone de un formato gráfico
en donde podrá consultar la información por pantalla.
Para registrar la cancelación de las planillas, debe seleccionar la planilla correspondiente de la tabla y usar la opción PAGO, mediante la cual se solicitará la fecha de cancelación y las observaciones pertinentes; el sistema muestra por defecto la fecha actual, pero ésta es modificable a conveniencia. Una vez cancelada la planilla, la creación, modificación y eliminación de documentos con fecha igual o anterior, se verá precedida por un mensaje de advertencia, indicando que existe una planilla de impuesto cancelada para la fecha del documento.
Tome en cuenta que…
1. Al crear una nueva planilla, se podrá definir sucursales específicas, usando los filtros.
2. Debe ingresar la información que no es generada por cálculos en las planillas y que es necesaria
Código Catastral, entre otros), estos datos se deben cargar en la opción Datos Adicionales de la
para su correcta impresión (N° Parroquia, N° Tributo a Pagar, N° de Licencia, Sub-Cuenta,
Empresa del menú Mantenimiento, usando las distintas carpetas contenidas en ella.
3. Para el correcto cálculo e impresión de la planilla SUMAT, es necesario se registren los datos de los distintos impuestos municipales declarados por la empresa, usando la opción Impuestos
Municipales del módulo Mantenimiento, para lo cual hay que registrar por cada actividad, entre
otros datos, el código de la actividad asignado por la alcaldía, el porcentaje de la alícuota y la cantidad de unidades tributarias.
4. La información de los conceptos de ISLR debe estar registrada en la opción Conceptos de
I.S.L.R del módulo Mantenimiento, incluyendo el numeral y literal que le corresponde en las distintas planillas fiscales.
5. La información de los tabuladores de ISLR debe estar registrada en la opción Tabulador de
I.S.L.R en el módulo Mantenimiento.
6. Los proveedores y beneficiaros deben tener asignado el tipo de persona y el tabulador de ISLR, para realizar el cálculo correspondiente a la retención y la impresión de la Forma PN-R 11, PNNR
12, PJ-ND 14, PJ-D 13.
7. Los pagos u órdenes de pago que han sido anulados, no serán tomados en cuenta para el cálculo e impresión de las planillas fiscales.
8. Es posible realizar la impresión sobre la imagen de un borrador de las planillas, permitiendo visualizar los datos, tal cual se mostrarían en la planilla original.
9. Para la correcta impresión de la planilla Forma 30, es necesario realizar la configuración de una nueva impresora Generic / Text Only, y un tamaño personalizado de papel con las medidas: ancho: 23,00 y alto: 44,00.
10. Es posible consultar las planillas ya declaradas, usando la opción Presentación Preliminar, sin necesidad de realizar el cálculo de nuevo.
11. La configuración de las planillas fiscales, como la asignación de los reportes/imprentas asociadas
puede ser efectuada a través de la opción “Configurar Planillas Fiscales” del módulo de mantenimiento.
12. Usted puede configurar al sistema para no permitir modificar documentos en períodos de planillas
fiscales ya canceladas. (ver opción datos adicionales de la empresa para más detalle
Para ingresar los montos correspondientes a la modificación de las planillas fiscales, es necesario utilizar un formato específico, el cual consiste en usar el punto (.) como separador de decimales y la coma (,) como separador de miles.
14. Para ingresar las fechas correspondientes a la modificación de las planillas fiscales, es necesario utilizar un formato específico, el cual consiste en “yyyymmdd”
15. Usted puede ajustar la posición de los campos a imprimir mediante la edición del reporte. Lo anterior le permitirá ajustar la impresión de acuerdo a la imprenta de la planilla.
ANALIEN MUJICA
C.I.V. 19.300.847
C.I.V. 19.300.847
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo cajas y bancos. Los tópicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual electrónico del sistema, el cual puede ser activado desde el menú ayuda o presionando la tecla F1, la cual activará la ayuda correspondiente a la opción en la que se está trabajando.
Cajas
Profit Plus le permite manejar múltiples cajas por empresa llevando en línea tanto el saldo en efectivo como el saldo actual o total, para cada una de las cajas. Las cajas pueden estar denominadas en bolívares o en otra moneda. Profit Plus puede manejar múltiples cuentas bancarias por empresa llevando en línea tanto el saldo conciliado como el saldo actual, así como los saldos diferidos para cada una de las cuentas. Las cuentas bancarias pueden estar denominadas en bolívares o en otra moneda.
La opción cajas le permite crear nuevas cajas así como buscar, modificar y eliminar los datos de las cajas que ya están registradas. Cada caja posee asociados los siguientes datos en la Carpeta “Generales”:
La opción cuentas bancarias le permite crear nuevas cuentas bancarias así como buscar, modificar y eliminar los datos de las cuentas bancarias que ya están registradas. Cada cuenta bancaria posee asociados los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Antes de crear una cuenta bancaria debe haber creado el banco correspondiente.
2. Para consultar el saldo de una caja(s) a una fecha dada, use el reporte “Saldos en Caja” ubicado en el grupo de reportes relacionados.
3. Para consultar el saldo de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, use el reporte “Saldos
en Cuentas Bancarias” ubicado en el grupo de reportes relacionado.
4. Si desea que una cuenta bancaria maneje chequeras, es necesario seleccionar la opción
Manejo de Chequera y la fecha a partir de la cual se iniciará con el uso de las mismas.
5. Para consultar la disponibilidad bancaria de una cuenta, use la opción, ubicada en la carpeta “Saldos” y se desplegará una pantalla con los saldos actuales de la cuenta bancaria.
6. Usando la opción CHEQUERAS es posible consultar la información de todas las chequeras pertenecientes a la cuenta bancaria seleccionada.
7. A través de la carpeta “Saldos”, es posible consultar los saldos iníciales y conciliados de una cuenta bancaria, así como también, las fechas asociadas a cada saldo.
8. Si desea manejar saldos diferidos en sus cuentas bancarias, debe indicar en el banco de cada cuenta, los días de diferimiento a aplicar:
• A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y misma plaza.
• A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y diferente plaza.
• A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y misma plaza.
• A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y diferente plaza.
9. Para consultar el saldo diferido de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, use el reporte
“Saldos diferidos en cuentas bancarias” ubicado en el grupo de reportes de cuentas bancarias.
10. Todas las formas de cobro pasan primero por caja y, luego de efectuarse el depósito bancario, afectan los bancos. Los cobros registrados como “depósito” afectan directamente el saldo de bancos sin afectar las cajas.
11. Los pagos realizados en efectivo afectan directamente el saldo de la caja correspondiente.
Los pagos efectuados con cheque o depósito, afectan directamente el saldo de la cuenta bancaria involucrada.
12. Si desea manejar cajas y/o cuentas bancarias en otras monedas diferentes al bolívar, active el parámetro manejo de múltiples monedas. Una vez activo el parámetro, usted podrá crear y manejar cajas y/o cuentas bancarias en otras monedas.
13. Si desea que el sistema calcule en forma automática el impuesto al débito bancario asociado a todas las transacciones que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria, active el parámetro manejo del IDB y defina el porcentaje del mismo. Una vez activo el parámetro, el sistema calculará y debitará de la cuenta bancaria el impuesto correspondiente.
14. Cada caja puede ser usada como caja principal o como caja de punto de venta. Las cajas son creadas por defecto con uso igual a caja principal. Si su empresa no es un punto de venta, entonces no necesita definir ninguna caja como caja de punto de venta.
15. Si su empresa es un punto de venta debe:
• Definir la(s) caja(s) como caja(s) de punto de venta usando la carpeta punto de venta en esta opción. Definir los turnos que va a manejar usando la opción turnos de punto de venta del módulo ventas.
• Asociar los turnos con las cajas y los usuarios usando la opción iniciar y cerrar turnos del módulo ventas.
• Para trabajar con la opción V-Pos de Creditcard, en la pestaña “Punto de Venta” cheque las opciones “usar como caja de punto de venta” y “usar autorización con Tarjeta”.
16. No es posible depositar cheques o vouchers de tarjetas almacenados en una caja tipo “punto de venta”. Por lo tanto, para poder hacer el depósito bancario de dichos documentos, primero deben ser transferidos a otra caja principal (vea la opción “punto de venta”).
17. Si posee instalado Profit Plus contabilidad y desea asignar, por caja o cuenta bancaria, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar los movimientos de la mismas, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit
Contabilidad”).
18. No es posible eliminar una caja que posea movimientos asociados tales como: depósitos, cobros, etc. No es posible eliminar una cuenta bancaria que posea movimientos asociados tales como: depósitos, notas de crédito, etc.)
Chequeras
Profit Plus permite manejar múltiples chequeras por cada cuenta bancaria, a fin de llevar un control más eficiente de los cheques disponibles, emitidos y anulados. Esta opción le permite crear nuevas chequeras así como buscar, modificar y eliminar los datos de las chequeras que ya están registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Los siguientes tópicos le explican todo lo que necesita saber para manipular sus chequeras.
Registrar una chequera.
Para registrar una chequera haga uso de la opción “Chequeras” ubicada en el sub-menú
Tablas del módulo Cajas y Bancos. Para registrar una chequera debe incluir los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Código: Se refiere al código alfanumérico de hasta 6 caracteres que identifica a la chequera. No puede estar repetido y puede ser asignado por el usuario o generado automáticamente por el sistema seleccionando en la opción Próximo Código de la barra de herramienta.
• Estatus: Por defecto muestra el valor “Activa”, es decir, está disponible para ser usada; este es un campo no editable.
• Cuenta: Muestra el código, número y banco, de las cuentas bancarias previamente registradas en el sistema. Es posible asignarla seleccionando el código o el número. Se muestran sólo las cuentas bancarias con estatus activa y cuya opción “Maneja Chequera” este seleccionada.
• Número Primer Cheque: Número del primer cheque de la chequera.
• Número Último Cheque: Número del último cheque de la chequera. Si coloca la cantidad de cheques, el sistema realizara el cálculo de este campo, siempre y cuando se coloque el número del primer cheque.
• Cantidad de Cheques: almacena la cantidad de cheques de la chequera; este campo es calculado por el sistema siempre y cuando el usuario coloque el primer y último número de cheque.
Cantidad de Cheques = (Nro. Último Cheque – Nro. Primer Cheque)+1
• Fecha Recepción: Fecha de recepción de la chequera en la empresa. Por defecto muestra la fecha actual.
Responsable: Muestra el código y descripción de los usuarios registrados en el sistema.
Es posible asignarlo seleccionando el código o la descripción. Si se asigna un valor a este campo y se tilda la opción Limitar uso de la Chequera al responsable, la chequera sólo podrá ser usada por el usuario seleccionado.
• Limitar uso de la Chequera al responsable: Si la selecciona permitirá el uso de la chequera sólo al usuario seleccionado en el campo responsable. Por defecto esta destildado.
Tome en cuenta que…
1. Antes de registrar una chequera, debe estar creada la cuenta bancaria a la que pertenece la misma y tener seleccionada la opción Maneja Chequera.
2. El código de la chequera es único, por lo tanto, no se pueden almacenar dos (2) chequeras con el mismo código, en ese caso, se muestra un mensaje “El código ya existe.
Por favor, indique otro código”.
3. Si existe al menos una (1) chequera activa registrada previamente para la misma cuenta bancaria, se mostrará un mensaje indicando que “¿Existe una chequera activa para la cuenta bancaria seleccionada, desea registrar la actual chequera con estatus inactiva?”
4. No es posible registrar una chequera, con números de cheques existentes en otra chequera de la misma cuenta bancaria, ó con cheques involucrados en algún movimiento de banco previamente.
5. Si la chequera tiene al menos un (1) cheque emitido o anulado, sólo se pueden modificar los campos “responsable” y “limitar uso de la chequera al responsable“; en caso contrario, se pueden modificar todos los campos de la misma.
6. No es posible eliminar una chequera que tenga al menos un (1) cheque emitido o anulado, es decir, sólo se puede eliminar las chequeras activas o inactivas que tengan todos sus cheques disponibles.
7. Una vez eliminada una chequera con todos sus cheques, no es posible reversar la operación.
8. Una vez que se hayan usado todos los cheques de la chequera, su estatus pasa a ser
“Usada” y queda bloqueada para su modificación.
Se puede desactivar y activar una chequera temporalmente a través del botón , de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Activa” o “Inactiva”. Esta funcionalidad sólo aplica a aquellas chequeras que no tengan cheques emitidos o anulados. El sistema sólo permite emplear cheques de una chequera activa.
10. Se puede suspender una chequera definitivamente a través del botón , de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Suspendida” y el estatus de los cheques disponibles a “Anulados”. Esta funcionalidad sólo aplica a aquellas chequeras que tengan estatus “Activa” o “Inactiva”.
11. Una vez suspendida una chequera y anulado sus cheques, no es posible reversar la operación.
12. Si se ha definido un responsable para la chequera y se limita su uso al resto de los usuarios, sólo el usuario responsable podrá modificar o eliminar los datos de la chequera.
13. Es posible generar los cheques de forma automática, al guardar la chequera, o de forma manual usando la opción .Consultar Cheques. Usando la opción (Consultar Cheques) ubicada en la pantalla chequeras, se pueden consultar todos los cheques pertenecientes a una chequera, con sus distintos estatus, a fin de visualizar la información de los mismos.
El botón ANULAR permite anular los cheques disponibles de una chequera, y reactivar aquellos que están anulados, pero su anulación no fue originada por una orden de pago, pago a proveedores o movimiento de banco; en caso de que se haya definido un responsable para la chequera y se limite el uso de ésta al resto de los usuarios, sólo el usuario responsable podrá anular o reactivar los cheques de esa chequera.
Movimientos de bancos
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una cuenta bancaria tales como: depósitos, pagos, etc., generan en forma automática un movimiento por el monto de la variación del saldo de la cuenta. Dichos movimientos sólo pueden ser consultados usando la opción movimientos de bancos, y para su modificación es necesario modificar el documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de movimientos manuales contra cualquiera de las cuentas bancarias de la empresa.
Para incluir un movimiento contra una cuenta bancaria es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un movimiento de banco (automático o manual) el sistema actualiza automáticamente el saldo actual de la cuenta bancaria involucrada.
3. El sistema maneja los siguientes tipos de movimientos que incrementan el saldo de la cuenta: depósito (DP), interés (IN), nota de crédito (NC), reversión de débito (RD) y transferencias positivas (TP).
4. El sistema maneja los siguientes tipos de movimientos que disminuyen el saldo de la cuenta: cheque (CH), transferencia (TR), nota de débito (ND), reversión de crédito (RC), impuesto al débito bancario (ID) y transferencias negativas (TR).
5. Los cobros efectuados con depósito, generan un movimiento en bancos que incrementa el saldo de la cuenta bancaria.
6. Si el tipo de movimiento seleccionado es cheque y la cuenta bancaria está configurada para manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de cheque deseado,
a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente después que seleccione la cuenta bancaria a usar en el movimiento.
7. Si el cheque seleccionado para realizar el movimiento, pertenece a una chequera cuyo uso está limitado a un usuario, sólo éste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto se emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para emitir este cheque”.
8. Si el movimiento tiene un cheque asociado y éste es anulado, el estatus del cheque pasará a
“anulado”, esta operación no podrá ser reversada bajo ningún concepto.
9. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada movimiento, la moneda y la tasa de cambio respecto al bolívar. Si el movimiento es creado usando esta opción, entonces usted debe definir la tasa de cambio vigente.
10. Si el parámetro manejo del impuesto al débito bancario está activo, el sistema calculará y mostrará el monto correspondiente al mismo, en aquellos movimientos que generan un débito
o disminución del saldo.
11. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el movimiento de banco, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
12. Si posee instalado Profit Plus Nómina puede transferir, por contrato, los recibos de nómina, usando la opción transferir nómina al administrativo (ver “integración con Profit
Nómina”). Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus Administrativo, para cada recibo:
• Una orden de pago por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es cheque o efectivo.
• Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es transferencia.
13. Si desea configurar por usuario la forma en que van a usar esta opción, use en el módulo mantenimiento de la opción configurar procesos.
14. Un movimiento de banco no puede ser modificado después de efectuada la conciliación bancaria del mismo.
Conciliación Bancaria
Profit Plus permite la conciliación mensual de los movimientos de cada una de las cuentas bancarias que maneja la empresa, además de permitir consultar los movimientos conciliados o sin conciliar de una cuenta dada; este proceso puede llevarse a cabo de forma manual o automática, de acuerdo a lo requerido por el usuario, a través de la siguiente pantalla.
Para iniciar la conciliación debe indicar la cuenta bancaria y el mes a conciliar, el sistema mostrará automáticamente los movimientos ya conciliados para ese mes y cuenta. Para que el sistema muestre los movimientos sin conciliar haga clic en la opción “No conciliados”, y para ver todos los movimientos haga clic en la opción “Todos”.
Conciliación Manual
Este proceso se puede llevar a cabo de dos formas, la primera corresponde a la acción de tildar la columna CO por cada movimiento a conciliar, de esta manera se actualiza el saldo conciliado de su cuenta bancaria. La segunda forma se realiza a partir de un estado de cuenta bancario, y el usuario debe seleccionar manualmente los registros, tildando la columna “SEL” por cada movimiento a conciliar en ambas interfaces, luego de haber seleccionado todos los movimientos a conciliar, debe pulsar el botón CONCILIAR MANUAL, para que se ejecute el proceso correspondiente. Las interfaces referidas son Movimientos en Banco (Profit Plus) y Movimientos en Estado de Cuenta.
Conciliación Automática
Para realizar la conciliación automática, debe seleccionar los estados de cuenta bancarios, a través del botón CARGA ARCHIVO ubicado en la pantalla de conciliación ó la opción del menú procesos Carga y Validación de Archivos, y se desplegará una pantalla mediante la cual se pueden cargar y validar los archivos que contienen los estados de cuenta.
Para ubicar estos archivos y poder utilizarlos en la conciliación automática, se deben importar a partir del botón IMPORTAR, e inmediatamente después se desplegará una pantalla en la que se debe indicar el “mes y año” del archivo a importar, la ubicación física del “archivo” a través del botón Examinar y el “formato” del archivo; es importante resaltar que sólo es posible importar un archivo por mes. Una vez que seleccione el (los) archivo(s) a utilizar, es posible, usando la opción, obtener una vista previa del archivo cargado para ser conciliado, para finalmente VISUALIZAR conciliar los movimientos a través del botón CONCIALIACION AUTOMÁTICA
Tome en cuenta que…
1. Cuando un movimiento de una cuenta bancaria es conciliado, el sistema no permite su modificación ni eliminación en ninguna de las opciones del mismo.
2. La conciliación se puede llevar a cabo por tipo de movimiento, lo que permite visualizar los movimientos bancarios de un solo tipo (Cheque, Depósito, Interés, N/CR, N/DB, entre otros), para ello se debe indicar este filtro en el campo Tipo.
3. Si durante la conciliación de una cuenta desea agregar un movimiento adicional en la misma, haga uso del icono AGREGAR “Agregar Movimiento" que está disponible en la parte inferior de la ventana.
4. Se debe configurar la forma en que se llevará a cabo la conciliación bancaria automática por cada banco, usando la opción “Configurar Conciliación Automática” en el módulo Mantenimiento.
5. Los archivos que contienen los estados de cuenta emitidos por el banco, deben estar en formato tipo texto, Excel u otros, y almacenados en su computador para poder utilizarlos en este proceso.
6. Si en algún estado de cuenta emitido por el banco, se desglosa el IDB generado por un movimiento, es necesario conciliar de forma manual tanto el movimiento como el IDB del estado de cuenta, contra el movimiento bancario del sistema, tildando la columna SEL.
7. Debe indicar el saldo del estado de cuenta emitido por el banco, en el campo “Saldo Final E.C.” ubicado en la interfaz “movimientos en estado de cuenta”, para visualizar si existe alguna diferencia entre el saldo final conciliado y el saldo emitido por el banco, esta información se registrará de forma automática en el campo Diferencia en Saldos.
8. Si al menos un movimiento del estado de cuenta emitido por el banco es conciliado de forma automática, el archivo que lo contiene queda con estatus “Procesado”, lo que impide que el mismo pueda ser usado nuevamente en una conciliación automática.
9. Es posible consultar los movimientos conciliados usando la opción CONSULTA, mediante la cual se mostrarán tanto los números de los conciliados, como los números de los movimientos con los cuales se concilió.
10. Se puede reversar una conciliación bancaria manual, a través del botón REVERSAR MANUAL, actualizando el saldo conciliado de la cuenta bancaria.
11. Se puede reversar una conciliación bancaria automática, a través del botón REVERSAR MANUAL, de esa forma se actualiza el saldo conciliado de la cuenta bancaria y el estatus del archivo que contiene el estado de cuenta emitido por el banco, cambia al estatus “Sin Procesar”, lo que permite que sea usado nuevamente.
12. Es posible agregar un movimiento de banco al sistema, a partir de un movimiento registrado en el estado de cuenta emitido por el banco, usando el botón GENERAR, esta acción desplegará la pantalla de movimientos de banco, para darle entrada al mismo, sólo se debe asignar el tipo de movimiento y la cuenta de ingreso/egreso.
13. No es posible cargar un estado de cuenta que pertenezca a un mes y año ya conciliado por el sistema, en ese caso se muestra un mensaje indicando “Ya existe registrado un archivo procesado para el mes y año indicado”.
14. Usando el botón, es posible eliminar un archivo cuyo estatus sea “Sin procesar”.
Movimientos de cajas
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una caja (por ejemplo: depósitos, cobros, pagos en efectivo, etc.), generan en forma automática un movimiento por el monto de la variación del saldo de la caja. Dichos movimientos sólo pueden ser consultados usando la opción movimientos de cajas. Para su modificación es necesario modificar el documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de movimientos manuales contra cualquiera de las cajas de la empresa.
Para incluir un movimiento contra una caja es necesario completar los siguientes datos en la carpeta “Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un movimiento de caja (automático o manual) el sistema actualiza automáticamente el saldo actual de la caja involucrada.
3. Los ingresos manuales en caja pueden ser realizados en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.
Los egresos manuales de caja sólo pueden ser realizados en efectivo. Sin embargo el sistema genera automáticamente egresos de caja en cheque o tarjeta (cuando se depositan dichos documentos).
4. Los cobros efectuados en efectivo o cheque generan un movimiento en caja, incrementando su saldo. Los pagos efectuados en efectivo generan un movimiento en caja, disminuyendo su saldo.
5. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada movimiento, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Si el movimiento es creado usando esta opción, entonces usted debe definir la tasa de cambio vigente.
6. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el movimiento de caja, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
Depósitos bancarios
La opción depósitos le permite consultar así como modificar y eliminar los datos de los depósitos registrados en el sistema. Un depósito puede contener cheques y tarjetas de crédito de varias cajas, así como efectivo de una caja dada.
Para incluir un depósito bancario es necesario completar los siguientes datos en la carpeta
“Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el detalle del depósito que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra un depósito, el sistema actualiza el saldo actual, de la cuenta bancaria en la que se está depositando, y disminuye el saldo de todas las cajas involucradas en el depósito.
3. Cuando se deposita un cheque, el sistema asume por defecto la misma plaza de la cuenta bancaria en la que se está depositando (para los saldos diferidos). Si el cheque es de otra plaza debe indicarlo en el campo TP (tipo de plaza).
4. Cada vez que se registra un depósito, el sistema genera un movimiento en banco contra la cuenta bancaria involucrada, y un movimiento en caja por cada cheque, tarjeta de crédito y efectivo que forme parte del depósito.
5. Un depósito no puede ser modificado una vez que ha sido conciliado.
6. Cuando se depositan tarjetas de crédito, el sistema rebaja automáticamente del monto total del depósito, el monto correspondiente a la comisión y al impuesto de cada tarjeta.
7. Los cheques en caja con fecha posterior a la del depósito (post-datados) no pueden ser depositados.
8. Si desea hacer rápidamente un depósito con todos los cheques o tarjetas que están en la caja, haga clic en el icono importar que está en la parte inferior de la ventana.
9. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada depósito la moneda y la tasa de cambio respecto al bolívar.
10. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por depósito, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizar el mismo, use el icono información contable de la barra de herramientas (ver “integración con Profit Contabilidad”).
Órdenes de Pago
Los pagos asociados a todo tipo de gastos, que no tengan asociada una compra, deben ser realizados usando la opción órdenes de pago. Cada orden de pago posee asociado un beneficiario que es la persona o empresa a la que se le está pagando, y el pago puede ser realizado tanto en efectivo contra una caja, como en cheque contra una cuenta bancaria.
Para incluir una orden de pago es necesario completar los siguientes datos en la carpeta
“Generales”:
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir la orden de pago que está en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresión.
2. Cada vez que se registra una orden de pago, el sistema no actualiza o afecta el saldo actual, de la cuenta bancaria o caja involucrada, hasta que la orden es cancelada.
3. Cuando una orden de pago en efectivo es cancelada, el sistema genera un movimiento en caja contra la caja involucrada, con fecha igual a la fecha del pago. Cuando una orden de pago en cheque es cancelada el sistema genera un movimiento en banco contra la cuenta bancaria involucrada, con fecha igual a la fecha del pago.
4. Una orden de pago no puede ser modificada una vez que el pago ha sido autorizado a través de la opción programación de pagos.
5. Las órdenes de pago que tienen asociado impuesto al valor agregado (IVA) pueden ser tomadas en cuenta en el libro de compras y en el resumen para declaración del impuesto.
6. Si desea generar órdenes de pago en otras monedas a la moneda base, active el parámetro manejo de múltiples monedas. Una vez activo el parámetro, usted podrá crear órdenes de pago en otras monedas.
7. Si el parámetro manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a cada orden de pago la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
8. Si desea configurar por usuario la forma en que van a usar esta opción, use en el módulo mantenimiento de la opción configurar procesos.
9. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: efectivo, cheque y transferencia.
10. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria está configurada para manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de cheque deseado, a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente después que seleccione la cuenta bancaria a usar en el pago.
11. No es posible eliminar una orden de pago con estatus “Cancelada”.
emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para emitir este cheque”.
12. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cuyo uso está limitado a un usuario, sólo éste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto se
13. Si la orden de pago tiene un cheque asociado y ésta es anulada, el estatus del cheque pasará a “anulado”, esta operación no podrá ser reversada bajo ningún concepto.
14. Si desea efectuar la retención del impuesto sobre la renta sobre el monto de la orden de pago, debe hacer uso del botón calcular retención. Para que el sistema efectúe automáticamente el cálculo de la retención debe:
15. Tener definidos los tabuladores a aplicar a los beneficiarios.
16. Tener definido el concepto de ISLR a aplicar a cada cuenta de ingreso/egreso.
17. Si desea modificar el porcentaje de retención, el sustraendo y el monto retenido de forma manual, debe activar la opción Permitir Modificar Datos de Retención, ubicada en la carpeta
“Generales” de la opción Configurar Procesos/Órdenes de Pago.
18. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar a la orden de pago, la(s) cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizarla, tiene dos (2) opciones:
• Haga uso del icono información contable de la barra de herramientas.
• Registrar, usando el botón detalle, los renglones de la orden de pago. Cada renglón va a estar asociado a una cuenta de ingreso/egreso y ésta a su vez puede tener asociada una cuenta contable de gasto. Esta opción es la recomendable si la orden de pago afecta varias cuentas de gasto. Si desea agregar un comentario en cada renglón de la orden, una vez que agregue el renglón, presione el botón comentario y coloque el texto que corresponda.
• Si desea registrar un comentario importante cada renglón.
19. Si posee instalado Profit Plus Nómina puede transferir, por contrato, los recibos de nómina, usando la opción transferir nómina al administrativo (ver “integración con Profit Nómina”).
Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus Administrativo, para cada recibo:
• Una orden de pago por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es cheque o efectivo.
• Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para pagar al trabajador es transferencia.
Entrega de Cheques
Este proceso permite consultar y entregar aquellos cheques que han sido emitidos, pero por alguna razón no han sido entregados a su beneficiario o proveedor y por ende no ha sido actualizado el saldo disponible de su cuenta bancaria. De esta forma, se puede obtener un saldo disponible más acorde con la realidad de la empresa, ya que el monto del cheque emitido no será disminuido, hasta que sea entregado a través de este proceso.
Para llevar a cabo la entrega de cheques, debe ingresar en el menú Procesos del módulo Cajas y Bancos, y seleccionar la opción Entrega de Cheques, para lo cual se desplegará una pantalla en la que se muestran todos los cheques por entregar; en caso que su empresa maneje multimoneda y los cheques hayan sido emitidos en la moneda adicional, el monto de dichos cheques se mostrará en la moneda base de la empresa, a fin de realizar la sumatoria de los totales.
Tome en cuenta que…
1. Para activar este proceso, es necesario asignar la letra V, en el campo Manejo de Entrega de Cheques ubicado en la carpeta “Generales” de la opción Datos Adicionales de la Empresa.
2. Para inactivar este proceso, es necesario asignar la letra F, en el campo Manejo de Entrega de Cheques ubicado en la carpeta “Generales” de la opción Datos Adicionales de la Empresa.
3. Para indicar que un cheque ha sido entregado, es necesario seleccionar el número de cheque, indicar a quien va a ser entregado y marcarlo usando la opción MARCAR, de esta forma queda registrado el cheque como entregado.
4. Es posible desmarcar un cheque entregado usando la opción DESMARCAR, de esta forma el cheque se registra como no entregado.
5. Los cheques emitidos por Movimientos de Banco, no son tomados en cuenta para la entrega de cheques, por lo tanto la fecha de entrega es la fecha en que se registró el movimiento.
6. Si un cheque es entregado a un proveedor, no será posible eliminar el pago relacionado.
7. Si un cheque es entregado a un beneficiario, no será posible eliminar la orden de pago relacionada.
Generar Planillas Fiscales
Profit Plus permite por defecto, el cálculo e impresión de las planillas para la declaración del
IVA forma IVA 30, pagos de tributos municipales alcaldía de Caracas SUMAT, planillas de impuestos sobre la renta entre las que están: forma PN-R-11, forma PN-NR-12, forma PJ-D- 13 y PJ-NR-14, facilitando el proceso de declaración de impuestos, ante los organismos destinados para tal fin. Para generar las planillas fiscales, debe ingresar en el proceso Generar Planillas Fiscales, ubicado en el módulo Cajas y Bancos.
Para generar una planilla, debe seleccionar el tipo de la lista desplegable y crear una nueva utilizando la opción de la barra de herramientas, seguidamente se mostrará una pantalla en la que debe indicar el mes y año correspondiente a la planilla.
Puede consultar los datos generados para la planilla, seleccionándola en la tabla y presionando el botón MODIFICAR , de esa forma podrá ver la información contenida en los campos de la planilla, para su posterior impresión. El sistema dispone de un formato gráfico
en donde podrá consultar la información por pantalla.
Para registrar la cancelación de las planillas, debe seleccionar la planilla correspondiente de la tabla y usar la opción PAGO, mediante la cual se solicitará la fecha de cancelación y las observaciones pertinentes; el sistema muestra por defecto la fecha actual, pero ésta es modificable a conveniencia. Una vez cancelada la planilla, la creación, modificación y eliminación de documentos con fecha igual o anterior, se verá precedida por un mensaje de advertencia, indicando que existe una planilla de impuesto cancelada para la fecha del documento.
Tome en cuenta que…
1. Al crear una nueva planilla, se podrá definir sucursales específicas, usando los filtros.
2. Debe ingresar la información que no es generada por cálculos en las planillas y que es necesaria
Código Catastral, entre otros), estos datos se deben cargar en la opción Datos Adicionales de la
para su correcta impresión (N° Parroquia, N° Tributo a Pagar, N° de Licencia, Sub-Cuenta,
Empresa del menú Mantenimiento, usando las distintas carpetas contenidas en ella.
3. Para el correcto cálculo e impresión de la planilla SUMAT, es necesario se registren los datos de los distintos impuestos municipales declarados por la empresa, usando la opción Impuestos
Municipales del módulo Mantenimiento, para lo cual hay que registrar por cada actividad, entre
otros datos, el código de la actividad asignado por la alcaldía, el porcentaje de la alícuota y la cantidad de unidades tributarias.
4. La información de los conceptos de ISLR debe estar registrada en la opción Conceptos de
I.S.L.R del módulo Mantenimiento, incluyendo el numeral y literal que le corresponde en las distintas planillas fiscales.
5. La información de los tabuladores de ISLR debe estar registrada en la opción Tabulador de
I.S.L.R en el módulo Mantenimiento.
6. Los proveedores y beneficiaros deben tener asignado el tipo de persona y el tabulador de ISLR, para realizar el cálculo correspondiente a la retención y la impresión de la Forma PN-R 11, PNNR
12, PJ-ND 14, PJ-D 13.
7. Los pagos u órdenes de pago que han sido anulados, no serán tomados en cuenta para el cálculo e impresión de las planillas fiscales.
8. Es posible realizar la impresión sobre la imagen de un borrador de las planillas, permitiendo visualizar los datos, tal cual se mostrarían en la planilla original.
9. Para la correcta impresión de la planilla Forma 30, es necesario realizar la configuración de una nueva impresora Generic / Text Only, y un tamaño personalizado de papel con las medidas: ancho: 23,00 y alto: 44,00.
10. Es posible consultar las planillas ya declaradas, usando la opción Presentación Preliminar, sin necesidad de realizar el cálculo de nuevo.
11. La configuración de las planillas fiscales, como la asignación de los reportes/imprentas asociadas
puede ser efectuada a través de la opción “Configurar Planillas Fiscales” del módulo de mantenimiento.
12. Usted puede configurar al sistema para no permitir modificar documentos en períodos de planillas
fiscales ya canceladas. (ver opción datos adicionales de la empresa para más detalle
Para ingresar los montos correspondientes a la modificación de las planillas fiscales, es necesario utilizar un formato específico, el cual consiste en usar el punto (.) como separador de decimales y la coma (,) como separador de miles.
14. Para ingresar las fechas correspondientes a la modificación de las planillas fiscales, es necesario utilizar un formato específico, el cual consiste en “yyyymmdd”
15. Usted puede ajustar la posición de los campos a imprimir mediante la edición del reporte. Lo anterior le permitirá ajustar la impresión de acuerdo a la imprenta de la planilla.
ANALIEN MUJICA
C.I.V. 19.300.847
buenas tardes, necesito modificar un deposito bancario pero aun cuando desconcilie me es imposible, espero me pueda ayudar. saludos!
ResponderEliminarbuenas tardes, necesito modificar un deposito bancario pero aun cuando desconcilie me es imposible, espero me pueda ayudar. saludos!
ResponderEliminarbuenas tardes es posible que una vez realizada la conciliacion al yo, integrar el afdministrativo con el ontable esto me pasaria solo los movimientos conciliados o todos los movimientos correspondientes al mes
ResponderEliminarBuen día, como se cambia el estatus de una orden de pago pendiente a cancelada. Es decir, como se paga esta orden? Estoy apenas aprendiendo a usar profit de forma autodidacta, agradezco su ayuda!
ResponderEliminarLe recomiendo ver el siguiente video
Eliminarhttps://youtu.be/G2eWc-eSSW8
buenas tardes como puedo saber de que forma tengo que hacer el archivo txt para subir el estado de cuenta, como se la parametrizaciòn
ResponderEliminarBuenas, por fa, tengo una duda. Cual es la diferencia entre un movimiento de banco y una orden de pago?
ResponderEliminarPor favor y muchas gracias...
Te sugiero ver este video https://youtu.be/G2eWc-eSSW8
EliminarHola a todos, soy Patricia Sherman en Oklahoma, EE.UU. ahora mismo. Me gustaría compartir con ustedes mi experiencia de tomar prestados USD 185,000.00 para liquidar mi giro bancario y comenzar un nuevo negocio. Todo comenzó cuando perdí mi casa y tomé mis cosas debido a la política bancaria y cumplí con algunas facturas y algunas necesidades personales. Así que me puse muy desesperado y comencé a buscar fondos en todos los sentidos. Afortunadamente para mí, una amiga mía, Linda me contó sobre una empresa de una compañía de crédito, el fraude me intrigó, pero mi situación me intrigó y no tuve más remedio que pedirle consejo a mi amigo sobre esta compañía. contactarlos realmente dudó de mí debido a mi experiencia pasada con prestamistas en línea, ¿sabían tan poco? '' Elegantloanfirm@hotmail.com Esta compañía nos ha sido de gran ayuda a mí y a mi colega y hoy, gracias a esta compañía de crédito, orgullosa propietaria del trabajo bien organizado y las responsabilidades, me devolvieron la sonrisa. Por lo tanto, si realmente necesita crecer o comenzar su propio negocio, o si realmente necesita pedir dinero prestado en alguna situación financiera difícil, le recomendamos que encuentre una oportunidad de desarrollo financiero en su negocio hoy. {Correo electrónico:} Elegantloanfirm@hotmail.com ... en línea para obtener crédito, no es víctima de estafa. Gracias.
ResponderEliminarNecesito crear una nueva cuenta bancaria e incluir el saldo con el cual se va a inicial por donde la creo gracias
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